Reorganisatie: veelgestelde vragen en antwoorden voor werkgevers

Een reorganisatie in uw bedrijf brengt vaak veel vragen en onzekerheid met zich mee. Wat is een reorganisatie precies? Wanneer mag u personeel ontslaan tijdens een reorganisatie? Waar moet u juridisch rekening mee houden en hoe voorkomt u kostbare fouten?

Wilt u weten hoe een reorganisatie stap voor stap verloopt? Bekijk dan ook ons stappenplan reorganisatie. Heeft u specifieke vragen of behoefte aan persoonlijk advies? Neem gerust contact op – wij helpen u graag verder.

Direct naar:

1. Wat is een reorganisatie?
2. Wanneer mag u binnen een reorganisatie personeel ontslaan?
3. Hoe start u met het voorbereiden van een reorganisatie?
4. Wat zijn de juridische vereisten bij een reorganisatie?
5. Hoelang duurt een reorganisatie gemiddeld?
6. Hoe betrekt u de medezeggenschap bij een reorganisatie?
7. Hoe bepaalt u welke functies uitwisselbaar zijn?
8. Wat moet u doen als er geen passende functies beschikbaar zijn bij herplaatsing?
9. Hoe laat u aan uw werknemers weten dat u gaat reorganiseren?
10. Met welke kosten moet u rekening houden bij een reorganisatie?
11. Hoe gaat u bij een reorganisatie om met het ontslagverbod wegens ziekte?
12. Waar moet u als werkgever op letten bij reorganisatie en bedrijfsoverdracht?

1. Wat is een reorganisatie?

Een reorganisatie is een ingrijpende verandering in de organisatie van een bedrijf, met als doel om efficiënter te werken, kosten te besparen of het bedrijf beter voor te bereiden op de toekomst. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn door economische omstandigheden, technologische ontwikkelingen of een veranderende markt.

Tijdens een reorganisatie wordt vaak gekeken naar de structuur van het bedrijf, de samenstelling van teams en functies, en soms naar het personeelsbestand. In sommige gevallen leidt een reorganisatie tot het vervallen van arbeidsplaatsen of het aanpassen van arbeidsvoorwaarden.

Belangrijk om te weten: Een reorganisatie is altijd verbonden aan strikte wettelijke regels. Als werkgever moet u onderbouwen waarom de reorganisatie noodzakelijk is en welke bedrijfseconomische redenen eraan ten grondslag liggen.

2. Wanneer mag u binnen een reorganisatie personeel ontslaan?

U mag personeel ontslaan bij een reorganisatie als er sprake is van een gegronde bedrijfseconomische reden. Dit betekent dat u als werkgever moet kunnen aantonen dat de reorganisatie noodzakelijk is voor het voortbestaan of de gezonde bedrijfsvoering van uw organisatie.

De meest voorkomende redenen voor ontslag wegens reorganisatie zijn:

• Een slechte of verslechterde financiële situatie
• Minder werk door omzetdaling (overbezetting)
• Organisatorische of technologische veranderingen
• Een bedrijfsverhuizing waarbij functies vervallen

Belangrijk!

Ontslag van personeel bij reorganisatie mag alleen als u zorgvuldig te werk gaat en alle wettelijke regels naleeft. Zo moet u kunnen onderbouwen waarom het ontslag noodzakelijk is. Bent u benieuwd aan welke eisen u moet voldoen? In ons artikel over ontslag wegens bedrijfseconomische redenen leggen we dit helder uit.

3. Hoe start u met het voorbereiden van een reorganisatie?

Het voorbereiden van een reorganisatie begint altijd met een helder inzicht in waarom een reorganisatie noodzakelijk is. Breng dus duidelijk in kaart welke bedrijfseconomische redenen uw organisatie ertoe brengen om te reorganiseren.

Vervolgens stelt u een gedetailleerd reorganisatieplan op. In het reorganisatieplan beschrijft u onder andere:

• De huidige organisatiestructuur en de gewenste nieuwe situatie
• De specifieke redenen voor de reorganisatie
• De gevolgen voor personeel en functies
• De belangrijkste stappen en tijdslijnen

Waarom is een goed reorganisatieplan zo belangrijk?

Een zorgvuldig opgesteld reorganisatieplan is onmisbaar: het biedt richting en duidelijkheid, zowel voor u als werkgever als voor uw medewerkers. Het helpt om draagvlak te creëren, weerstand te minimaliseren en zorgt ervoor dat iedereen begrijpt wat er gaat gebeuren. Bovendien is een gedegen plan nodig om een ontslagvergunning via het UWV te verkrijgen.

4. Wat zijn de juridische vereisten bij een reorganisatie?

Bij een reorganisatie moet u als werkgever aan verschillende juridische vereisten en procedures voldoen. Wij zetten de belangrijkste regels en aandachtspunten op een rij:

• Toepassen van het afspiegelingsbeginsel

Bij ontslag tijdens reorganisatie moet u het afspiegelingsbeginsel volgen. Dit betekent dat u medewerkers selecteert voor ontslag op basis van leeftijdsgroepen en dienstjaren, zodat de leeftijdsverdeling binnen functies zoveel mogelijk gelijk blijft.

• Herplaatsen van boventallige werknemers

U bent verplicht om boventallige medewerkers, waar mogelijk, opnieuw te plaatsen binnen uw organisatie. Dit geldt voor alle vestigingen en afdelingen, niet alleen de eigen afdeling In ons artikel over de herplaatsingsplicht voor werkgevers leggen we uit hoe dit werkt.

Let op: nieuwe regels per juli 2025

Als tijdens de ontslagprocedure of binnen de redelijke herplaatsingstermijn sprake is van overgang van onderneming, moet u vanaf juli 2025 aantonen dat herplaatsing zowel bij de vervreemder als bij de verkrijger niet mogelijk is.

• Collectief ontslag melden

Worden er tijdens de reorganisatie 20 of meer werknemers binnen 3 maanden ontslagen? Dan moet u het collectief ontslag melden bij het UWV en overleggen met de vakbonden.

Let op. Is er sprake van overgang van onderneming? Dan moet ook de nieuwe werkgever (de verkrijger) zelf een melding doen als het voornemen tot ontslag blijft bestaan.

Nieuw per juli 2025!

Sinds 1 juli 2025 heeft het UWV duidelijk gemaakt dat het 3-maanden­tijdvak strikt wordt toegepast: alle ontslagen in die periode worden bij elkaar opgeteld. Daarbij tellen ook beëindigingsovereenkomsten, deeltijdontslag, herplaatsings- of overplaatsingsaanbiedingen en het structureel niet meer oproepen van oproepkrachten mee.

• Betrekken van medezeggenschapsorganen

De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) spelen ook een belangrijke rol. Als werkgever bent u namelijk verplicht om deze organen tijdig te informeren en (soms) te raadplegen over de voorgenomen reorganisatie.

• Ontslagaanvraag bij het UWV

Voor ontslag op bedrijfseconomische gronden moet u een ontslagaanvraag indienen bij het UWV. U moet duidelijk motiveren waarom het ontslag noodzakelijk is en aantonen dat herplaatsing niet mogelijk is.

• Opstellen van een sociaal plan

Hoewel niet wettelijk verplicht, wordt vaak een sociaal plan opgesteld in overleg met vakbonden of medezeggenschapsorganen. Dit plan omvat maatregelen om de gevolgen voor de ontslagen werknemers te verzachten, bijvoorbeeld door omscholing of een financiële compensatie.

5. Hoelang duurt een reorganisatie gemiddeld?

De duur van een reorganisatie hangt af van de omvang en complexiteit van uw bedrijf, maar reken gemiddeld op enkele maanden tot een half jaar. Een reorganisatie verloopt meestal in de volgende fasen:

1. Voorbereidingsfase: 1 tot 3 maanden
   Hierin stelt u het reorganisatieplan op en maakt u de strategische keuzes.
2. Overleg met medezeggenschap en/of vakbonden: 1 tot 4 maanden
   Deze periode is bedoeld voor overleg en adviestrajecten met de OR, PVT en eventueel vakbonden.
3. Onderhandelen over beëindigingsregelingen: gemiddeld 1 maand
   Soms kunt u samen met werknemers afspraken maken over de voorwaarden van het vertrek. In dat geval is het niet nodig om de volledige ontslagprocedure bij het UWV te doorlopen. U regelt het ontslag dan in een vaststellingsovereenkomst.
4. UWV-ontslagprocedure: 4 tot 7 weken
   Dit is de tijd die het UWV nodig heeft om de ontslagaanvraag te behandelen en een beslissing te nemen.
5. Opzegtermijn arbeidsovereenkomsten: 1-4 maanden
   Na toestemming van het UWV moet u de arbeidscontracten officieel opzeggen. Daarbij moet u de wettelijke opzegtermijn in acht nemen.

Let op:

Elke reorganisatie is uniek. De totale tijd kan dus langer of korter uitvallen, afhankelijk van onder meer de omvang van uw bedrijf, het aantal betrokken medewerkers en het overleg met medezeggenschap.

Meer weten? Bekijk ons uitgebreide tijdpad reorganisatie, met een duidelijke tijdlijn en praktische tips voor elke stap.

6. Hoe betrekt u de medezeggenschap bij een reorganisatie?

Bij een reorganisatie is het wettelijk verplicht om medezeggenschapsorganen zoals de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) tijdig en actief te betrekken bij het proces.

Inzet van de OR bij een reorganisatie

Heeft uw bedrijf een OR? Dan moet u een formele, schriftelijke adviesaanvraag indienen voordat u een definitief besluit neemt over de reorganisatie. In deze aanvraag neemt u op:

• Het voorgenomen besluit en de redenen voor de reorganisatie
• De gevolgen voor medewerkers en eventuele verzachtende maatregelen
• Afspraken over vertrouwelijkheid

De OR heeft het recht om advies uit te brengen, en u moet dit advies serieus meewegen in uw besluitvorming. Meer informatie vindt u in ons artikel over de adviesaanvraag bij de OR.

Rol van de PVT en personeelsvergadering

Is er geen OR binnen uw organisatie, maar wel een personeelsvertegenwoordiging (PVT) of personeelsvergadering (PV)? Dan kan ook bij deze organen een adviesplicht gelden, afhankelijk van de grootte en structuur van uw bedrijf. Het is belangrijk om tijdig te controleren of u verplicht bent deze organen te raadplegen bij een reorganisatie.

Let op:
Het niet tijdig of onvoldoende betrekken van de PVT of PV kan ertoe leiden dat het UWV uw ontslagaanvraag afwijst.
Meer weten? Lees ons artikel over personeelsvertegenwoordiging en de personeelsvergadering gaan hier dieper op in.

7. Hoe bepaalt u welke functies uitwisselbaar zijn?

Bij een reorganisatie is het essentieel om goed vast te stellen welke functies uitwisselbaar zijn. Uitwisselbare functies zijn functies binnen uw organisatie die vergelijkbaar zijn qua inhoud, vereiste kennis en vaardigheden, niveau en arbeidsvoorwaarden. Dit begrip is belangrijk bij het selecteren van medewerkers voor ontslag volgens het afspiegelingsbeginsel.

Waar kijkt u naar bij uitwisselbare functies?

• Functie-inhoud: De taken en verantwoordelijkheden in beide functies moeten sterk overeenkomen.
• Vereiste kennis en vaardigheden: De kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de functies moeten vergelijkbaar zijn.
• Competentieniveau: Beide functies moeten een vergelijkbaar niveau van expertise en bekwaamheid vereisen.
• Beloning: De functies moeten ook gelijkwaardig zijn qua loon en andere arbeidsvoorwaarden.

Het juist bepalen van uitwisselbare functies voorkomt discussies tijdens het reorganisatieproces en is cruciaal bij ontslagbeslissingen. Wilt u weten hoe u dit zorgvuldig aanpakt? Lees ons artikel over uitwisselbare functies voor een duidelijk stappenplan/

8. Wat moet u doen als er geen passende functies beschikbaar zijn bij herplaatsing?

Als er geen passende functies beschikbaar zijn binnen uw organisatie, moet u als werkgever een aantal stappen ondernemen:

1. Laat zien dat u zich actief inspant: Toon aan dat u aanzienlijke inspanningen hebt verricht om geschikte herplaatsingsmogelijkheden binnen uw organisatie te vinden.
2. Overweeg herscholingsmogelijkheden: Beoordeel of herplaatsing haalbaar is na het aanbieden van een gerichte opleiding of cursus aan de werknemer.
3. Anticipeer op toekomstige vacatures: Controleer of er op korte termijn passende functies beschikbaar komen binnen uw organisatie.
4. Verken alternatieve opties: Onderzoek of er tijdelijke of flexibele werkposities zijn die geschikt kunnen zijn voor de herplaatsing van werknemers.

Als uit al uw inspanningen blijkt dat herplaatsing écht niet mogelijk is, mag u overgaan tot ontslag op bedrijfseconomische gronden. Het UWV zal uw documentatie hierover toetsen bij de ontslagaanvraag.

Belangrijk:

Documenteer al uw inspanningen zorgvuldig. Dit is essentieel voor het UWV en voorkomt discussie over de zorgvuldigheid van uw proces.

Benieuwd hoe dat werkt? In ons artikel over de herplaatsingsplicht voor werkgevers leggen we uit hoe dat werkt.

9. Hoe laat u aan uw werknemers weten dat u gaat reorganiseren?

Heldere communicatie is cruciaal bij een reorganisatie. Een goed doordacht communicatieplan helpt om onzekerheid te verminderen en het vertrouwen van uw medewerkers te behouden. Volg daarbij deze stappen:

1. Voorbereiding:
   Voordat u de reorganisatie aankondigt, dient u meestal eerst een voorlopige ontslagaanvraag in bij het UWV. Bereid vervolgens een duidelijk en transparant communicatieplan voor.
2. Plenaire bijeenkomst organiseren:
   Organiseer een bijeenkomst waarin u op een duidelijke en empathische manier uitlegt waarom de reorganisatie noodzakelijk is. Bespreek de toekomstige structuur van het bedrijf, de te volgen stappen en het tijdschema.
3. Individuele gesprekken:
   Plan aansluitend individuele bijeenkomsten om persoonlijke situaties te bespreken, zoals boventalligheid en herplaatsingsmogelijkheden.

Tip:

Voor een gedetailleerde handleiding over het opstellen van een effectief Goede communicatie voorkomt onrust en vergroot het draagvlak voor het reorganisatieproces. Wilt u weten hoe u een effectief communicatieplan opstelt? Lees dan onze tips voor het communicatieplan bij reorganisatie.

10. Met welke kosten moet u rekening houden bij een reorganisatie?

Een reorganisatie brengt verschillende kosten met zich mee. Hieronder vindt u een opsomming van de belangrijkste kostenposten voor werkgevers:

• Loonkosten tijdens vrijstelling van werk:

Als werknemers boventallig zijn en vrijgesteld worden van werk gedurende de opzegtermijn, blijft hun loon doorlopen.

• Outplacement:

Bij bedrijfseconomisch ontslag is het vaak wenselijk om outplacement aan te bieden. Dit kost gemiddeld rond de € 3.500 exclusief BTW.

• Transitievergoeding of beëindigingsvergoeding:

Werknemers hebben recht op een transitievergoeding bij ontslag, berekend op basis van 1/3e van het bruto maandsalaris per dienstjaar.

• Tekenbonus:

Om een werknemer te motiveren snel akkoord te gaan met een vaststellingsovereenkomst, kunt u een tekenbonus overwegen. Dit gaat vaak om een extra maandsalaris.

• Advocaatkosten:

Professioneel juridisch advies is essentieel, aangezien iedere reorganisatie uniek is. Dit helpt bij het voorkomen van onvoorziene problemen en extra kosten. Het is daarbij ook raadzaam om boventallige werknemers juridisch advies aan te bieden voor hun vaststellingsovereenkomst,  denk hierbij aan € 500 en € 1.000, exclusief BTW.

• Eindafrekening:

Aan het einde van het dienstverband moet u een eindafrekening maken voor vakantietoeslag, eventuele dertiende maand en niet-genoten vakantiedagen.

Tip.

Wilt u weten welke stappen u moet nemen om een reorganisatie zorgvuldig te doorlopen? Bekijk dan ons gedetailleerde stappenplan reorganisatie voor een overzicht van alle fasen, aandachtspunten en praktische tips.

11. Hoe gaat u bij een reorganisatie om met het ontslagverbod wegens ziekte?

Ook tijdens een reorganisatie geldt het ontslagverbod bij ziekte. Dit betekent dat werknemers die ziek zijn niet zomaar ontslagen mogen worden, zelfs als hun functie bij de reorganisatie komt te vervallen. Hieronder leest u waar u rekening mee moet houden:

1. Het ontslagverbod bij ziekte

Gedurende de eerste twee jaar van ziekte geldt een ontslagverbod. Dit houdt in dat een werknemer die ziek is en door reorganisatie boventallig wordt, niet voor ontslag in aanmerking komt.

2. Toepassing van het afspiegelingsbeginsel

Als een zieke werknemer volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komt, moet u als werkgever de volgende werknemer in de afspiegeling ontslaan. De zieke werknemer kan niet ontslagen worden en moet re-integreren binnen zijn huidige of een andere functie. Hoe dit precies werkt, leggen we uit in ons artikel over ziekte tijdens reorganisatie.

3. Uitzonderingen op het ontslagverbod

Er bestaan uitzonderingen op het ontslagverbod bij ziekte, zoals bij disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie. Ook een zieke werknemer waarvan verwacht wordt dat hij op korte termijn te herstelt, komt mogelijk tóch voor ontslag in aanmerking.

4. Voorkomen van misbruik ontslagverbod

Voorkom dat werknemers zich ziek melden ná de start van de ontslagprocedure om het ontslag te blokkeren. Dien daarom tijdig een voorlopige ontslagaanvraag (formulier A) in bij het UWV. Ziekmeldingen die na de aanvraag binnenkomen, vallen niet meer onder het ontslagverbod.

Let op: 

Na indiening van deze ontslagaanvraag, biedt het UWV een termijn van 14 dagen voor onderhandelingen, met de mogelijkheid tot aanvullend uitstel bij geen overeenstemming.

Wilt u precies weten hoe u met het ontslagverbod wegens ziekte moet omgaan bij een reorganisatie? Lees ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning.

12. Waar moet u als werkgever op letten bij reorganisatie en bedrijfsoverdracht (overgang van onderneming)?

De UWV-uitvoeringsregels bevatten sinds juli 2025 een apart hoofdstuk voor ontslagzaken waarbij een overgang van onderneming speelt. Het gaat niet om volledig nieuwe regels, maar vooral om een verduidelijking van wat in de rechtspraak al gold. Door deze verduidelijking is er nu meer houvast voor werkgevers bij ontslag om bedrijfseconomische redenen.

Het hoofdstuk maakt helder óf en hóe ontslag mogelijk is bij een overgang van onderneming. Hierbij zijn de 3 belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers:

1. Het moment van overdracht bepaalt de procedure

• Overdracht vóórdat de ontslagaanvraag is ingediend: Heeft de bedrijfsoverdracht al plaatsgevonden vóór het indienen van de ontslagaanvraag? Dan moet de nieuwe eigenaar de ontslagaanvraag doen en een eigen bedrijfseconomische reden hebben (los van de overdracht). Dit is mogelijk als de verkrijger bijvoorbeeld vanwege synergievoordelen afdelingen wil samenvoegen. Het hele personeelsbestand telt mee bij de ontslagvolgorde. Bij twijfel of de overdracht al heeft plaatsgevonden kan de oude eigenaar ook een aanvraag indienen, het UWV beoordeelt beide aanvragen los van elkaar.
• Overdracht tijdens de UWV-procedure: Vindt de overdracht plaats terwijl het UWV uw aanvraag behandelt? Dan moet de oude eigenaar aantonen dat de reden voor ontslag óók bij de nieuwe eigenaar geldt en dat herplaatsing daar niet mogelijk is. Verandert de ontslagreden door de overname, bijvoorbeeld bij voortzetting van het bedrijf, dan zal het UWV geen toestemming geven voor ontslag. De nieuwe eigenaar kan zich bij de procedure aansluiten.
• Overdracht na de UWV-beslissing: Wordt het bedrijf overgedragen nadat het UWV toestemming voor ontslag heeft gegeven? Dan komen werknemers automatisch bij de nieuwe eigenaar in dienst voor de duur van de opzegtermijn. Werknemers kunnen in dat geval aan de rechter vragen het ontslag terug te draaien vanwege de overgang van onderneming. Verwacht het UWV een snelle overdracht naar de verkrijger, dan kan het de ontslagaanvraag direct weigeren.

2. Herplaatsingsplicht bij beide werkgevers

De werkgever die de ontslagaanvraag indient, moet onderbouwen dat herplaatsing niet mogelijk is. Vindt de overdracht plaats terwijl de UWV-procedure al loopt, dan moet de oude werkgever (vervreemder) moet aantonen dat er ook bij de nieuwe eigenaar geen passende herplaatsingsmogelijkheden zijn.

Daarbij moet de werkgever inzicht geven in:

• Vacatures: alle functies die nu en binnen redelijk te verwachten termijn vrijkomen.
• Plaatsmakers: de functies die (mogelijk) vrijkomen doordat uitzendkrachten, oproepkrachten, zelfstandigen, AOW’ers of tijdelijke werknemers vertrekken. Alleen als een zzp-rol structureel is ingericht, mag deze buiten beschouwing blijven.
• Scholing: de mogelijkheid dat een werknemer na korte bij- of omscholing tóch kan worden ingezet in een andere functie. De redelijke termijn hiervoor is doorgaans gelijk aan de opzegtermijn (1–4 maanden), maar bedraagt 26 weken voor werknemers met een arbeidshandicap en 1 maand voor AOW-gerechtigde werknemers.

De herplaatsingsinspanning start zodra duidelijk is dat de arbeidsplaats van de werknemer komt te vervallen. Vanaf dat moment mag een passende vacature dus niet meer met een externe kandidaat ingevuld worden.

3. Samenwerking en informatie-uitwisseling

De oude en de nieuwe werkgever zijn verplicht samen te werken om UWV volledig te informeren over de bedrijfsoverdracht en de ontslagredenen. Wordt de aanvraag vóór de overgang ingediend, dan moet de oude werkgever ook inzicht geven in de situatie bij de nieuwe werkgever. Vaak gebeurt dit doordat de nieuwe werkgever gegevens aanlevert of zich voegt in de procedure. Wordt de aanvraag ná de overdracht ingediend, dan is de nieuwe werkgever zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van alle informatie.

Praktische tip. Begin vroeg met het afstemmen van het herplaatsingsonderzoek met de nieuwe eigenaar en leg afspraken schriftelijk vast. Dit voorkomt vertraging en discussie tijdens het ontslagtraject.

Stappenplan reorganisatie

Voor een compleet overzicht van elke fase in het reorganisatieproces, kunt u ons stappenplan reorganisatie raadplegen. Dit plan biedt u heldere richtlijnen en zorgt ervoor dat u geen enkel belangrijk detail over het hoofd ziet.

Ondersteuning bij uw reorganisatie

Om te zorgen dat uw reorganisatieproces soepel verloopt en helemaal in overeenstemming is met de actuele wetgeving, staat ons deskundige team voor u klaar. Zo voorkomt u onnodige risico’s en waarborgt u een efficiënte herstructurering. Plan een vrijblijvend gesprek in, zodat we samen de eerste stap kunnen zetten naar een succesvolle reorganisatie.