Stappenplan reorganisatie

Bevindt u zich met uw bedrijf in een financieel uitdagende periode? Of zijn er grote veranderingen gaande in uw branche? Dan kan reorganiseren een noodzakelijke stap zijn. Hoe lastig ook, soms is dan ook het ontslaan van personeel onvermijdelijk. Dit brengt een hoop (complexe) regels mee. Een goede toepassing van deze regels is essentieel om de overgang naar een nieuwe organisatiestructuur soepel te laten verlopen. In dit overzicht leggen we stap voor stap uit welke acties u moet ondernemen en hoe u dit op een verantwoorde manier doet.

Stap 1. De voorbereiding

Bij een succesvolle reorganisatie is de startfase essentieel. Hier zet u de belangrijke eerste stappen die bepalend zijn om op een efficiënte manier het gewenste eindresultaat te bereiken.

1. Stel een reorganisatieplan op

Aan de basis van elke succesvolle reorganisatie ligt een doordacht reorganisatieplan. Dit plan benadrukt niet alleen de noodzaak en urgentie van de reorganisatie, maar verduidelijkt ook het doel en de inhoud van het reorganisatiebesluit. Daarbij is het reorganisatieplan een onmisbaar hulpmiddel in diverse stadia van het reorganisatieproces:

• Het plan dient als basis voor adviesaanvraag aan de ondernemingsraad (or) of overleg met de personeelsvertegenwoordiging, hetgeen de samenwerking en transparantie bevordert.
• In situaties van collectief ontslag helpt het reorganisatieplan bij het raadplegen van de vakbonden.
• Het plan helpt bij het voeren van gesprekken met werknemers over veranderingen in hun positie binnen het bedrijf.
• Voor de ontslagaanvragen bij het UWV biedt het plan een gedegen kader en leidraad.

Meer inzicht in de opbouw en inhoud van een effectief reorganisatieplan, vindt u in ons artikel over het reorganisatieplan.

2. Onderbouw het reorganisatiebesluit

Bij het aanvragen van een ontslagvergunning voor bedrijfseconomisch ontslag speelt het UWV een cruciale rol. Deze vergunning wordt alleen toegekend als het reorganisatiebesluit in lijn is met de richtlijnen van het UWV. Zorg er daarom tijdens de voorbereiding dat u kunt aantonen dat u aan deze 3 belangrijke voorwaarden voldoet:

1. Er is sprake van een bedrijfseconomische redenen voor de reorganisatie
2. U past de correcte ontslagvolgorde toe volgens het afspiegelingsbeginsel
3. Er zijn geen mogelijkheden om de betreffende werknemer binnen de organisatie te herplaatsen, ook niet met eventuele scholing.

3. Stel een voorlopige ontslaglijst op en neem het (voorgenomen) reorganisatiebesluit

Zodra u een helder beeld hebt van de nieuwe structuur van de organisatie, is de volgende stap het opstellen van een voorlopige ontslaglijst. In deze fase hoeft u nog geen specifieke namen van werknemers te vermelden. Wel moet u aangeven hoeveel FTE’s er per afdeling komen te vervallen. Daarnaast specificeert u welke arbeidsplaatsen worden opgeheven of welke functies worden gewijzigd. Deze lijst voegt u vervolgens toe aan het reorganisatieplan.

Zolang er nog met de ondernemingsraad (or), personeelsvertegenwoordiging of vakbonden overlegd moet worden over de reorganisatie, spreken we van een ‘voorgenomen reorganisatiebesluit’. Pas na het doorlopen van stap 2 (overleg en advies), kan er een definitieve beslissing worden genomen.

Dit voorgenomen besluit over de reorganisatie dient helderheid te verschaffen over de beweegredenen voor de reorganisatie en de impact op de werknemers. Ook moet er vast worden nagedacht over de manier waarop de gevolgen voor de werknemers worden verzacht. Dat gebeurt meestal in een afvloeiingsregeling  of sociaal plan.

4. Stel een afvloeiingsregeling op

Het is raadzaam om al vroeg in het proces een afvloeiings- of ontslagregeling op te stellen. Deze regeling moet duidelijke voorwaarden en afspraken bevatten voor medewerkers die de organisatie gaan verlaten. Met zorgvuldig en strategisch opgestelde regelingen, kunt u medewerkers op een positieve manier motiveren om eventueel op basis van een vaststellingsovereenkomst te vertrekken.

Wilt u weten hoe u een  goede afvloeiingsregeling opstelt? In ons artikel over de afvloeiingsregeling leggen we dit helder uit.

Stap 2. Overleg en advies

Na afronding van de voorbereidende fase is het vaak nog niet mogelijk om direct te starten met de daadwerkelijke uitvoering van de reorganisatie. Meestal is eerst overleg nodig met de ondernemingsraad (or) of de personeelsvertegenwoordiging (pvt) en mogelijk ook de vakbonden. Het is dus zaak om vast te stellen bij welke organen u  advies moet vragen en/of in overleg moet treden.

5. Raadpleeg de juiste medezeggenschapsorganen

Afhankelijk van de omvang van de organisatie, moet in bepaalde gevallen advies worden gevraagd aan een medezeggenschapsorgaan.

• Organisaties met meer dan 50 werknemers moeten een adviesaanvraag bij de OR
• In organisaties met minder dan 50 werknemers is het vragen van advies aan de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of personeelsvergadering (PV) in bepaalde gevallen verplicht.

6. Bepaal of er sprake is van een collectief ontslag

Ontslaat u meer dan 20 medewerkers? Dan is mogelijk sprake van een collectief ontslag. In dat geval gelden er volgens de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) specifieke vereisten, zoals het raadplegen van de  vakbonden en het doen van een melding bij het UWV.

In ons artikel over collectief ontslag leggen we uit hoe dit precies werkt.

Stap 3. Uitvoering

Zodra uw reorganisatiebesluit zorgvuldig is voorbereid en er overleg heeft plaatsgevonden of advies is gevraagd, bent u klaar voor de volgende belangrijke stap: het vaststellen van de definitieve ontslaglijst en het formeel nemen van het reorganisatiebesluit door het bestuur. Is dat gedaan, dan volgen er een aantal concrete uitvoeringsstappen.

7.  Probeer een beëindigingsregeling te treffen en dien een voorlopige ontslagaanvraag in

Voordat u toestemming vraagt aan het UWV om personeel te ontslaan, is het slim om te onderzoeken of u met de werknemers een beëindigingsregeling kunt treffen. Belangrijk voordeel hiervan ten opzichte van de UWV-procedure is dat er sneller duidelijkheid ontstaat.

Het doorlopen van de UWV-procedure kost veel tijd en geld. In de praktijk worden er bijvoorbeeld vaak discussies gevoerd over de categorie van uitwisselbare functies en ook andere onzekerheden komen vaak voor. Een tekenbonus kan het proces versnellen. Voor de werknemer betekent het kiezen voor een regeling immers vaak een besparing op kosten van rechtsbijstand, vooral als de vaststellingsovereenkomst (VSO) een betere regeling biedt, zoals bijvoorbeeld een vergoeding van de kosten van rechtsbijstand.

Dien altijd eerst een voorlopige ontslagaanvraag in!

Uiteraard moet worden voorkomen dat boventallig personeel zich snel ziek gaat melden om bedrijfseconomisch ontslag te vermijden. Daarom is het belangrijk dat u eerst een voorlopige ontslagaanvraag indient voordat u de herstructureringsplannen met uw personeel bespreekt.

8. Maak gebruik van een goed communicatieplan

Een reorganisatie is vrijwel altijd emotioneel beladen. Het is daarom van groot belang om duidelijk te communiceren waarom herstructurering nodig is en wat dit concreet voor het betrokken personeel betekent. Zorg er daarom voor dat u een goed communicatieplan gebruikt. Benieuwd hoe u dat het beste aanpakt? In ons artikel leggen we uit hoe u een goed communicatieplan voor uw reorganisatie opstelt.

9. Maak de ontslagaanvraag compleet

Voor werknemers die boventallig zijn en waarmee geen beëindigingsovereenkomst wordt gesloten, moet de ontslagprocedure bij het UWV worden vervolgd. Dat betekent dat u de formulieren B en C – samen – bij het UWV  moet indienen. Hoe u dit doet, leest u in ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV.

10. Zeg de arbeidsovereenkomsten op tijd op!

Na goedkeuring door het UWV, is het belangrijk dat u de arbeidsovereenkomsten van de betrokken werknemers ook formeel opzegt. Dit moet gebeuren binnen 4 weken na het ontvangen van de beslissing van het UWV.

De opzegging moet schriftelijk plaatsvinden en met inachtneming van de contractuele of wettelijke opzegtermijn. De verwerkingstijd die het UWV nodig had, mag van deze termijn worden afgetrokken, zolang er een minimum opzegtermijn van vier weken overblijft.

Overweegt u om binnen 26 weken na de reorganisatie weer personeel aan te nemen voor dezelfde of vergelijkbare functies? Houd er dan rekening mee dat u deze functie dan eerst moet aanbieden aan de werknemer die u hebt ontslagen. Dit moet gebeuren tegen dezelfde voorwaarden.

Hulp nodig?

Voorkom onnodige risico’s en zorg voor een soepele reorganisatie die voldoet aan alle wet- en regelgeving met de hulp van onze ervaren advocaten. Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende kennismaking en zet de eerste stap naar een succesvolle reorganisatie.