De herplaatsingsplicht voor werkgevers

Moet u reorganiseren binnen uw organisatie? Dan krijgt u te maken met de herplaatsingsplicht: de verplichting om boventallige werknemers – eventueel na (korte) scholing – te onderzoeken voor ander werk binnen uw bedrijf. Dit is vaak complexer dan het lijkt. In dit artikel leest u stap voor stap wat de herplaatsingsplicht precies inhoudt, hoe u als werkgever aan de eisen van het UWV voldoet, en krijgt u praktische tips uit de praktijk. Zo voorkomt u valkuilen, vertraging en discussie.

In dit artikel: 

• Wat is de herplaatsingsplicht?
• Wat wordt er bij herplaatsing precies van u verwacht?
• Wanneer start de herplaatsingsinspanning?
• Stappenplan: zo voldoet u aan de herplaatsingsplicht
• 5 tips bij het herplaatsen van personeel

Wat is de herplaatsingsplicht?

Voordat u een ontslagvergunning kunt aanvragen voor een boventallige medewerker, bent u als werkgever verplicht eerst te onderzoeken of deze werknemer binnen uw organisatie of groep in een andere, passende functie kan worden geplaatst. Dit heeft de herplaatsingsplicht. Om akkoord te krijgen van het UWV, moet u dus aannemelijk maken dat herplaatsing niet mogelijk is.

Let op. Bij een bedrijfsovername geldt de herplaatsingsplicht óók voor functies bij de verkrijgende partij. Dit is sinds juli 2025 expliciet vastgelegd in de uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen. 

Selectie moet volgens het afspiegelingsbeginsel

Bij een reorganisatie mag u als werkgever niet zelf bepalen van welke medewerkers u afscheid neemt. U bent verplicht om dit te doen volgens het afspiegelingsbeginsel: een wettelijke methode die vastlegt wie als eerste voor ontslag in aanmerking komt. Wilt u precies weten hoe dit werkt? Lees ons uitgebreide artikel over het afspiegelingsbeginsel.

Wat wordt er bij herplaatsing precies van u verwacht? 

Als werkgever heeft u een inspanningsverplichting bij herplaatsing: u moet aantonen dat u alles heeft gedaan om boventallige werknemers binnen uw organisatie of groep een passende functie te bieden. U hoeft dus niet te garanderen dat herplaatsing altijd lukt, maar wel dat u proactief en aantoonbaar naar mogelijkheden heeft gezocht.

Alleen het doorsturen van vacatures is daarvoor niet genoeg. Het UWV verwacht een volledig en gedetailleerd overzicht van uw inspanningen: welke vacatures u heeft onderzocht, welke gesprekken zijn gevoerd, welke functies zijn aangeboden, en waarom herplaatsing eventueel niet mogelijk was.

Wanneer start de herplaatsingsinspanning?

De herplaatsingsinspanning start op het moment dat u als werkgever weet dat de arbeidsplaats van een medewerker komt te vervallen. Dit is meestal het moment waarop u formeel besluit dat een functie verdwijnt of een medewerker als boventallig wordt aangemerkt.  

In de actuele uitvoeringsregels van het UWV (juli 2025) is verduidelijkt dat u vanaf dat moment:

1. verplicht bent om actief te zoeken naar een passende functie binnen uw organisatie voor deze medewerker;
2. geen passende vacatures meer mag invullen met externe kandidaten: deze moeten eerst worden aangeboden aan medewerkers van wie de functie komt vervallen. 

Belangrijk. Vacatures die al vóór deze datum zijn ingevuld, tellen niet mee bij de beoordeling van uw herplaatsingsinspanningen.

Stappenplan: zo voldoet u aan de herplaatsingsplicht 

Om aan uw herplaatsingsverplichting te kunnen voldoen, doorloopt u de volgende stappen:

Stap 1. Breng passende functies in kaart

Een functie is passend als deze aansluit bij de kwalificaties van de boventallige werknemer. Opleiding, ervaring en vaardigheden zijn hierbij doorslaggevend. Daarbij geldt voor grote organisaties dat het belangrijk is om op concernniveau te zoeken naar beschikbaar passend werk. Dit betekent dat u verder moet kijken dan alleen de directe afdeling of locatie.

Belangrijk! Is er sprake van bedrijfsovername (overgang van onderneming)? Dan moet u ook de bestaande vacatures bij de verkrijger in kaart brengen.  

Let op. De herplaatsingsplicht geldt alleen voor vacatures die nu openstaan of functies die binnen redelijke termijn vrij komen.  De passende functie hoeft u dus niet te creëren. 

Benieuwd aan welke eisen een passend werkaanbod moet voldoen? In ons artikel over de passende functie, gaan we hier uitgebreider op in.  

Stap 2. Kan herscholing een functie toch passend maken?

Als bestaande functies niet direct aansluiten bij de vaardigheden of capaciteiten van een werknemer, moet u onderzoeken of herplaatsing wel mogelijk is na het volgen van een (kortdurende) opleiding/ cursus. 

Of u herscholing moet aanbieden, hangt af van een aantal omstandigheden: 

• Kosten van de scholing
• Duur van het scholingstraject
• Duur van het dienstverband
• Eerdere ontwikkelingskansen voor de werknemer
• Leeftijd van de werknemer
• Uw financiële capaciteit als werkgever

Stap 3. Komt de functie vrij binnen een redelijke termijn?

Om aan de herplaatsingsplicht te voldoen, moet u vooruitkijken. Zijn er nu geen vacatures voor een passende functie? Dan moet u kijken of er binnen redelijke termijn een dergelijke functie vrijkomt. Hoe lang de herplaatsingstermijn duurt, hangt af van de tijd dat de betreffende werknemer in dienst is:

• < 5 jaar in dienst: 1 maand
• 5 – 10 jaar in dienst: 2 maanden 
• 10-15 jaar in dienst: 3 maanden 
• > 15 jaar in dienst: 4 maanden.  

Plaatsmakers

Binnen de herplaatsingstermijn moet u proactief onderzoeken of er passende vacatures vrijkomen. Daarbij moet u ook kijken naar passende functies die nu bezet worden door wat we ‘plaatsmakers’ noemen. Dit zijn bijvoorbeeld: 

• uitzendkrachten
• oproepkrachten
• ingeleend personeel (geen payroll) 
• AOW’ers,
• werknemers met een tijdelijk contract dat binnenkort afloopt
• zelfstandigen, tenzij u kunt aantonen dat de arbeidsplaats voor een doelmatige bedrijfsvoering door een zelfstandige bezet moet blijven.

Dit vereist dat u als werkgever een grondige analyse uitvoert van alle beschikbare en potentiële vacatures, waarbij u ook kijkt naar werknemers die op tijdelijke of flexibele basis werken, en of deze posities mogelijk geschikt zijn voor herplaatsing.

5 tips bij het herplaatsen van personeel 

Tip 1. Handel proactief en documenteer uw inspanningen 

Als werkgever is het belangrijk dat u bij herplaatsing een actieve, proactieve rol inneemt. Schuif de verantwoordelijkheid niet af op de werknemer, maar neem zelf het initiatief. Plan persoonlijke gesprekken waarin u samen met de werknemer de mogelijke opties bespreekt, in plaats van alleen een lijst met beschikbare functies rond te sturen.

Het UWV stelt sinds juli 2025 strengere eisen aan de documentatie rondom uw herplaatsingsinspanningen. U moet bij uw ontslagaanvraag kunnen onderbouwen waarom herplaatsing binnen uw organisatie (of groep) niet mogelijk is, of in redelijkheid niet van u verwacht kan worden.
Zorg er daarom voor dat u minimaal het volgende schriftelijk vastlegt en bewaart:

• Verslagen van herplaatsingsgesprekken, inclusief een overzicht van de functies waarvoor de werknemer zich beschikbaar heeft gesteld. Leg gemaakte afspraken schriftelijk vast.
• Overzichten van alle beschikbare en binnen redelijke termijn te verwachten vacatures.
• Functies waarop zogenoemde ‘plaatsmakers’ werken, tenzij deze werkzaamheden van tijdelijke aard zijn (bijvoorbeeld piek of ziekte, maximaal 26 weken).

Door zowel uw proactieve aanpak als de onderliggende documentatie op orde te hebben, voldoet u aan de eisen van het UWV en voorkomt u onnodige vertraging of discussie.

Tip 2. Grote organisatie? Behoud het overzicht!

In grote bedrijven moet er op concernniveau worden gezocht naar beschikbare passende functies. Dit kan complex zijn, dus is het belangrijk om goed overzicht te houden. Leg schriftelijk vast wat onder een ‘passende functie’ wordt verstaan.

Effectieve methode: belangstellingsregistratieformulier

Laat werknemers een formulier invullen waarop zij hun voorkeuren en interesses aangeven. Dit helpt bij het matchen van werknemers met potentiële functies. Neem zaken zoals maximale reisafstand en acceptabel salarisverschil op in het formulier.

Tip 3.  Zorg voor een zo objectief mogelijke sollicitatieprocedure

In tegenstelling tot het selecteren van categorieën uitwisselbare functies, mag u bij herplaatsing in een passende functie wél rekening houden met de geschiktheid van de individuele werknemer. Om (de schijn van) willekeur te voorkomen, is het daarom belangrijk dat de herplaatsing van de werknemer zorgvuldig en op basis van objectieve criteria plaatsvindt. 

Stel dus duidelijke en objectieve criteria vast voor de vacature om een eerlijke selectie te garanderen. Bij meerdere passende functies kan een belangstellingsregistratieformulier helpen. Werknemers kunnen hierop hun voorkeuren en geschiktheid voor verschillende functies aangeven.

Tip 4. Toepassing afspiegelingsbeginsel bij functiewijzigingen 

Als een functie helemaal vervalt, is het afspiegelingsbeginsel niet van toepassing. Maar als een deel van de werkzaamheden wordt voortgezet in een nieuwe functie, is sprake van een zogenoemde ‘stoelendans’. In dat geval mag u niet meer vrij selecteren welke werknemer het meest geschikt is. 

Beoordeel geschiktheid en voorrang

1. Identificeer eerst welke werknemers voldoen aan de criteria van de nieuwe functie.
2. Identificeer welke werknemers een deel van hun huidige werkzaamheden in de nieuwe functie voortzetten. Deze groep krijgt voorrang.
3. Bepaal daarna binnen deze groep welke werknemers volgens het afspiegelingsbeginsel de sterkste rechten hebben. Dit staat bekend als ‘omgekeerde afspiegeling’.

Tip 5. Verplichte acceptatie van passend aanbod

Een werknemer is verplicht om een aanbod voor een passende functie te accepteren. Bij het bepalen of een functieaanbod passend is, zijn het functieniveau, salaris en reisafstand relevante factoren. Deze hoeven echter niet exact overeen te komen met de huidige situatie. Acceptabele verschillen zijn:  

• Salaris: Een verschil van maximaal 2 salarisschalen wordt meestal als redelijk beschouwd.
• Reistijd: Tot 3 uur per dag wordt over het algemeen als acceptabel gezien.

Gevolgen van het weigeren van een passend aanbod

Doet u een passend aanbod, maar vindt de werknemer de reisafstand te lang of het salaris te laag? Dan komt de werknemer mogelijk in aanmerking voor ontslag, waarbij de werknemer bepaalde rechten kan verliezen. In het sociaal plan of afvloeiingsregeling wordt bijvoorbeeld vaak afgesproken dat een werknemer het recht op bepaalde voorzieningen verliest als hij een passend aanbod weigert. 

Houd er wel rekening mee dat ontslag om deze reden lang niet altijd betekent dat u dan ook geen transitievergoeding verschuldigd bent. Hiervoor is ernstige verwijtbaarheid vereist.

Vragen?

Heeft u vragen over het herplaatsen van werknemers of over bedrijfseconomisch ontslag? Neem gerust contact met ons op. Wij staan klaar om u te ondersteunen met deskundig advies en praktische oplossingen.

Reorganisatie in 10 duidelijke stappen

Herplaatsing is één van de stappen in een complex reorganisatieproces. Moet u reorganiseren? Raadpleeg dan ook ons overzichtelijke stappenplan reorganisatie.