De passende functie uitgelegd voor werkgevers

Moet u als werkgever een werknemer herplaatsen binnen een reorganisatie? Of moet uw zieke werknemer re-integreren? Dan krijgt u te maken met de verplichting om een passende functie aan te bieden. 

In dit artikel leest u:

• Wat is een passende functie?
• Hoe beoordeelt u of werk ‘passend’ is?
• Passende functie bij reorganisatie: zo stelt u dat vast
• Passende functie bij ziekte en re-integratie: wat zijn uw plichten?
• Beëindiging dienstverband via vaststellingsovereenkomst

Wat is een passende functie?

Een passende functie is werk dat aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van een werknemer. Met andere woorden: de werknemer moet de functie met zijn kennis en vaardigheden redelijkerwijs kunnen uitvoeren. 

Dit begrip speelt een belangrijke rol bij:

• Een reorganisatie: voordat u een werknemer kunt ontslaan, moet u eerst onderzoeken of herplaatsing in een andere functie mogelijk is. Dit wordt de herplaatsingsplicht genoemd. 
• Re-integratie bij ziekte: als uw werknemer ziek wordt, bent u als werkgever verplicht om actief te zoeken naar een passende functie die aansluit bij de belastbaarheid van uw werknemer. Deze belastbaarheid wordt vastgesteld door de bedrijfsarts.

Let op. Ook als de werknemer (nog) niet volledig aan alle functie-eisen voldoet, kan het werk toch als passend gelden – bijvoorbeeld als hij met wat scholing of begeleiding binnen afzienbare tijd inzetbaar is. 

Hoe beoordeelt u of werk ‘passend’ is?

Een functie wordt als passend beschouwd als de werknemer deze, met zijn huidige kennis en vaardigheden, redelijkerwijs kan uitvoeren. Maar ook als de werknemer nog niet volledig aan de functie-eisen voldoet, kan de functie toch passend zijn — mits hij met scholing of begeleiding binnen afzienbare tijd aan de slag kan.

1. De rol van scholing 

Scholing kan een belangrijk hulpmiddel zijn om een functie passend te maken, bijvoorbeeld via trainingen of cursussen waarmee de werknemer ontbrekende competenties ontwikkelt.

2. Functieniveau

Een passende functie hoeft niet altijd op hetzelfde niveau te zijn als de vorige functie van de werknemer. Zeker bij ziekte of disfunctioneren kan ook een lager niveau passend zijn. Binnen het kader van reorganisatie ligt dit gevoeliger: een functie op een lager niveau wordt dan minder snel als passend aangemerkt, tenzij daar goede redenen voor zijn.

3. Salaris en reisafstand 

Bij het beoordelen of werk passend is, spelen ook praktische en financiële factoren een rol:

• Salaris: Een nieuwe functie wordt meestal als passend gezien als het salaris minimaal 70% bedraagt van het laatstverdiende loon.
• Reisafstand: Een reistijd van 2 tot 3 uur per dag wordt doorgaans als redelijk beschouwd. Bij langere reistijden is de functie mogelijk niet passend.

Passende functie bij reorganisatie: zo stelt u dat vast

Stap 1: Bepaal welke werknemers boventallig zijn:

Gebruik het afspiegelingsbeginsel om vast te stellen wie voor ontslag in aanmerking komt

Stap 2: Onderzoek herplaatsing in een passende functie:

Voordat u een boventallige werknemer mag ontslaan, bent u verplicht eerst te onderzoeken of herplaatsing in een passende functie mogelijk is. Is er binnen een redelijke termijn een functie beschikbaar die aansluit bij de kwalificaties van de werknemer? Dan hebt u als werkgever een herplaatsingsplicht.

Stap 3: Documenteer het herplaatsingsproces:

Leg vast welke gesprekken zijn gevoerd, welke vacatures beschikbaar waren en welke plaatsmakers zijn meegenomen. Zorg dat ook uw overwegingen per functie inzichtelijk zijn. Het is van belang dat u kunt aantonen dat herplaatsing echt niet mogelijk was.

Stap 4: Laat uw aanpak beoordelen door een arbeidsrechtspecialist:

Zo voorkomt u dat het UWV uw aanvraag afwijst of dat u in onderhandelingen een hogere vergoeding moet betalen. In de praktijk gaat het vaak mis bij een verkeerd opgesteld vacatureoverzicht, het vergeten van plaatsmakers, te beperkt (niet organisatiebreed) kijken of een fout in de peildatum. Door uw plannen vooraf te laten toetsen, voorkomt u kostbare missers. 

Let op: uw werknemer mag passende functie niet weigeren!

Een werknemer is verplicht om een aangeboden passende functie te accepteren. Weigert uw werknemer zonder geldige reden? Dan wordt herplaatsing onmogelijk, en kan dit een geldige reden zijn voor ontslag.

Let op: het weigeren van een passend werkaanbod betekent niet automatisch dat de werknemer zijn recht op een transitievergoeding verliest. Bestaat er twijfel over de passendheid van het aanbod? Bijvoorbeeld door functieniveau, salarisverlaging of reisafstand? Zoek dan samen naar een oplossing en leg alle communicatie zorgvuldig vast.

Twijfelt u of uw werkaanbod juridisch echt als passend geldt? Laat uw situatie beoordelen door onze arbeidsrechtspecialisten en voorkom discussies of onnodige risico’s. Neem vrijblijvend contact op.

Passende functie bij ziekte en re-integratie: wat zijn uw plichten?

Is uw werknemer ziek? Dan moet u passend werk aanbieden. Daarbij gelden de volgende 4 verplichtingen:

1. Overleg met de bedrijfsarts: De bedrijfsarts bepaalt welke werkzaamheden de werknemer, gezien zijn of haar beperkingen, nog kan uitvoeren (de “belastbaarheid”).
2. Bied passend werk aan binnen uw organisatie (eerste spoor): U bent verplicht actief op zoek te gaan naar een passende functie die aansluit bij de belastbaarheid volgens de bedrijfsarts. Ook werk dat met enige scholing, aanpassing of begeleiding haalbaar is, geldt als passend.
3. Zet het tweede spoor in als intern geen passende functie mogelijk is: Is structureel geen passende functie binnen uw organisatie beschikbaar? Dan moet u het tweede spoor inzetten: re-integratie buiten uw organisatie. Hierbij kunt u ondersteuning krijgen van een arbodienst of een gespecialiseerd re-integratiebedrijf.
4. Documenteer al uw inspanningen en communicatie: Leg het hele proces zorgvuldig vast in het re-integratiedossier: van overleg met de bedrijfsarts tot het doen van het werkaanbod.

Wie bepaalt wat passend is voor uw zieke werknemer? 

De bedrijfsarts bepaalt de medische beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Maar u bent degene die, op basis van dat advies, een passend werkaanbod doet. Dit is regelmatig een bron van discussie tussen werkgever en werknemer.

Wat als u het niet eens bent met de bedrijfsarts? 

Wijs uw werknemer dan op zijn recht om een deskundigenoordeel bij het UWV aan te vragen, of een second opinion bij een andere bedrijfsarts. 

Let op: zo’n aanvraag verandert niets aan de lopende situatie. De beoordeling van de eerste bedrijfsarts blijft leidend en een loonstop kan dus tijdens deze periode in stand blijven.

Mag een zieke werknemer passend werk weigeren?

Een zieke werknemer mag passend werk niet zonder geldige reden weigeren. Doet hij dat toch, dan mag u als werkgever de loonbetaling stopzetten. Deze maatregel is wettelijk toegestaan wanneer een werknemer zijn re-integratieverplichtingen niet nakomt.

Belangrijk: documenteer alles

Leg alle communicatie en besluiten goed vast in het re-integratiedossier. Dit voorkomt discussies en verstevigt uw positie bij een mogelijk conflict.

Twijfelt u of het werkaanbod in uw situatie juridisch houdbaar is? Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee over een juiste aanpak.

Beëindigen in overleg met een vaststellingsovereenkomst

In situaties waarin een werknemer passend werk weigert of waarin er discussie bestaat over de redelijkheid van het aanbod, kiezen veel werkgevers ervoor om het dienstverband met wederzijds goedvinden te beëindigen. Dit gebeurt via een vaststellingsovereenkomst. Hierin worden afspraken vastgelegd over onder andere de einddatum, de transitievergoeding en eventueel outplacement.

Een vaststellingsovereenkomst biedt duidelijkheid en voorkomt juridische procedures. Het is een praktische route als herplaatsing niet lukt en beide partijen op een nette manier uit elkaar willen gaan.

Let op: Documenteer het werkaanbod zorgvuldig. Leg vast waarom het passend is, wat de reactie van de werknemer was en of er een advies van de bedrijfsarts aan ten grondslag ligt. Dit is essentieel bij een eventuele toetsing door het UWV.

Tot slot: zeker zijn van de juiste aanpak

Het beoordelen of een functie passend is, vraagt om zorgvuldigheid, kennis van de regels én duidelijke communicatie met uw werknemer. Of het nu gaat om een reorganisatie of re-integratie na ziekte: als werkgever staat u voor belangrijke beslissingen die juridische gevolgen kunnen hebben.

Hulp nodig? Laat uw situatie toetsen

Heeft u twijfels over wat in uw situatie als passende functie geldt? Of wilt u zeker weten dat u het goed aanpakt richting het UWV of uw werknemer? Neem dan contact met ons op voor advies op maat. Wij helpen u graag bij:

• het toetsen van het functieaanbod,
• het opstellen van een goed onderbouwd dossier,
• of het sluiten van een vaststellingsovereenkomst.