Ontslagvergunning aanvragen: zo werkt dat bij een reorganisatie

Staat u voor de taak om uw bedrijf te herstructureren? Dan is het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV een belangrijke stap. In dit artikel leggen wij uit hoe u dit slim aanpakt.

Wanneer heeft u een ontslagvergunning nodig?

Als u om bedrijfseconomische redenen personeel moet ontslaan, heeft u in veel gevallen een ontslagvergunning nodig. Deze vergunning bevat de formele goedkeuring die u moet hebben voordat u het dienstverband met een boventallige werknemer mag beëindigen. In geval van bedrijfseconomisch ontslag, is het UWV de instantie die bevoegd is om deze vergunning te verlenen.

Uitzonderingen

Niet in alle gevallen is een ontslagvergunning vereist. Zo heeft u geen ontslagvergunning nodig bij:

• Wederzijdse overeenstemming: als jullie samen afspraken kunnen maken over de beëindiging van het arbeidscontract, heeft u geen toestemming van het UWV nodig. De afspraken met de werknemer legt u vast in een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd). In ons artikel over het communicatieplan reorganisatie en de afvloeiingsregeling leest u hoe u de kans op het treffen van een beëindigingsregeling vergroot.
• Ontslag tijdens de proeftijd: ook tijdens de proeftijd kan een arbeidsovereenkomst zonder vergunning worden beëindigd.

Zo vraag je een ontslagvergunning aan bij bedrijfseconomisch ontslag

Om een toestemming te krijgen van het UWV, moet u de volgende 3 digitale formulieren invullen:

• Formulier A – Gegevens van de werkgever: hier vult u alle relevante informatie over uw organisatie in.
• Formulier B – Werknemersgegevens: dit formulier is bedoeld voor het verstrekken van gegevens over de werknemers die u van plan bent te ontslaan.
• Formulier C – Onderbouwing van de aanvraag: gebruik dit deel om de redenen en de noodzaak van uw ontslagaanvraag uit te leggen.

1. Dien een voorlopige aanvraag in (formulier A)

Wilt u eerst onderzoeken of u met het vertrekkend personeel een beëindigingsovereenkomst kunt sluiten? Dien dan niet meteen een complete ontslagaanvraag in, maar vraag om uitstel voor het indienen van de formulieren B en C. Na het indienen van deze voorlopige aanvraag, kan een eventuele ziekmelding niet meer aan het ontslag in de weg staan.

Bij een voorlopige aanvraag dient u alleen formulier A in. Na het indienen van de voorlopige ontslagaanvraag biedt het UWV een termijn van 14 dagen voor onderhandelingen. Als u tijdens deze periode geen overeenstemming bereikt, kunt u als werkgever het UWV verzoeken om aanvullend uitstel voor de onderhandelingen. Hierbij moet u wel toelichten waarom de reguliere 14 dagen onvoldoende waren en waarom aanvullend uitstel nodig is. Bij een redelijk verzoek kan het UWV dit aanvullend uitstel verlenen en wordt bepaald hoe lang het uitstel duurt.

Voorwaarden aan toekenning van uitstel

Het UWV heeft regels verbonden aan het accepteren van de voorlopige aanvraag. U krijgt alleen uitstel als:

• U in de afgelopen 2 maanden niet eerder uitstel heeft aangevraagd voor een ontslagaanvraag
• De regels met betrekking tot collectief ontslag zijn nageleefd
• De regels omtrent medezeggenschap hebben gevolgd.

Communicatie tijdens herstructurering

Herstructurering is meestal een emotioneel en stressvol proces voor alle betrokken partijen. Juist in deze periode is goede communicatie essentieel. Een goed doordacht communicatieplan kan helpen om de gesprekken met de werknemers gestructureerd en helder te voeren, wat bijdraagt aan een soepeler verloop van de reorganisatie.

2. Maak de ontslagaanvraag compleet (formulier B en C)

Maak uw ontslagaanvraag compleet door de benodigde formulieren B en C in te dienen. Hierbij zijn de volgende punten van belang:

• Houd er rekening mee dat het UWV pas start met de evaluatie van uw aanvraag nadat alle benodigde formulieren correct zijn ontvangen. Een volledige en correcte indiening is daarom essentieel.
• Voor iedere werknemer die u wilt ontslaan, moet u een apart formulier B invullen. Voor de formulieren A en C volstaat één exemplaar per ontslagaanvraag.
• Een krachtige onderbouwing van uw aanvraag is cruciaal. Dit bereikt u niet alleen door de formulieren zorgvuldig in te vullen, maar ook door het toevoegen van relevante documentatie. Voorbeelden hiervan zijn omzetcijfers, jaarrekeningen en prognoses, die reeds deel uitmaken van uw reorganisatieplan.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorgt u ervoor dat de ontslagaanvraag niet alleen volledig is, maar ook overtuigend en goed onderbouwd. Dit vergroot de kans op een succesvolle afhandeling.

Stap 3. De ontslagprocedure

Zodra u alle vereiste documenten hebt ingediend en eventuele aanvullende vragen van het UWV hebt beantwoord, krijgt de werknemer de mogelijkheid tot verweer, en zal het UWV vervolgens overgaan tot het nemen van een beslissing. Normaal gesproken neemt deze procedure tussen de 4 en 7 weken in beslag. Echter, bij grootschalige reorganisaties kan deze termijn langer zijn, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van het ontslag.

Mocht een werknemer het niet eens zijn met het besluit tot ontslag, dan bestaat de mogelijkheid voor de werknemer om een herstelprocedure te starten. Dit biedt de werknemer een kans om het ontslag aan te vechten. Daarnaast kan de werknemer ervoor kiezen om in plaats van een herstelprocedure een billijke vergoeding aan te vragen. Dit is een financiële compensatie die kan worden toegekend als het ontslag als onrechtmatig of ongegrond wordt beschouwd.

Stap 4. Opzegging van de arbeidsovereenkomst(en)

Als het UWV de ontslagvergunning verleent, mag u de arbeidsovereenkomst met de werknemer beëindigen. Dit moet gebeuren binnen een termijn  van 4 weken na de beslissing van het UWV. Houd hierbij rekening met de volgende punten:

• Zorg ervoor dat u de arbeidsovereenkomst schriftelijk opzegt, met inachtneming van de overeengekomen of wettelijke opzegtermijn. U mag de tijd die het UWV nodig had voor de behandeling van de aanvraag in mindering brengen op de opzegtermijn, mits er een minimum opzegtermijn van 4 weken wordt aangehouden.
• Na een reorganisatie moet u rekening houden met de wederindiensttredingsvoorwaarde. Dit houdt in dat u binnen 26 weken na de reorganisatie geen nieuwe werknemers mag aannemen voor dezelfde of vergelijkbare functies, zonder eerst de ontslagen werknemers de gelegenheid te bieden om terug te keren in hun oude baan of een vergelijkbare positie onder dezelfde voorwaarden.
• De wederindiensttredingsvoorwaarde geldt niet als er een beëindigingsovereenkomst is afgesloten of als de functie wordt ingevuld door een echte zzp’er, niet een schijnzelfstandige.

Geen vergunning gekregen?

Indien het UWV geen ontslagvergunning verleent, is het niet toegestaan de werknemer te ontslaan. U kunt deze beslissing aanvechten bij de kantonrechter. Voor deze procedure is het raadzaam om een arbeidsrechtadvocaat in te schakelen voor deskundige hulp.

Overzicht bij het reorganiseren

Bent u benieuwd naar wat er allemaal komt kijken bij een reorganisatie voordat u bij de ontslagvergunning aankomt? In ons uitgebreide stappenplan zetten we  het reorganisatieproces van begin tot eind helder uiteen.

Ondersteuning nodig?

Heeft u hulp nodig bij het indienen van de ontslagaanvraag of heeft u andere vragen over de reorganisatie van uw bedrijf, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij staan klaar om u te voorzien van deskundig advies en begeleiding, om ervoor te zorgen dat uw reorganisatie soepel en volgens de regels verloopt.