Adviesaanvraag OR: hoe werkt dat bij een reorganisatie?

Gaat u reorganiseren en telt uw organisatie meer dan 50 werknemers? Dan bent u bij een reorganisatie verplicht om schriftelijk advies te vragen aan de ondernemingsraad (OR). In dit artikel leggen we uit wat deze adviesaanvraag inhoudt en wat dit voor u betekent. 

Advies vragen aan de OR: wanneer is het nodig?

In organisaties met meer dan 50 medewerkers is de rol van de Ondernemingsraad (OR) bij reorganisaties van groot belang. Als werkgever bent u wettelijk verplicht om bij bepaalde beslissingen de OR om advies te vragen. Dit geldt vooral voor besluiten die grote invloed hebben op de organisatie, zoals het verminderen van activiteiten of ingrijpende wijzigingen in de bedrijfsstructuur.

Adviesrecht OR

De OR evalueert of uw plannen aansluiten bij zowel de belangen van de medewerkers als de doelstellingen van het bedrijf. Bij complexe situaties, zoals een fusie of een grote reorganisatie, mag de OR ook externe adviseurs inschakelen voor extra ondersteuning.

Let op.  Bij een reorganisatie met overgang van onderneming (bedrijfsoverdracht) moet u de ondernemingsraad (OR) tijdig en expliciet informeren over alle relevante aspecten van het voorgenomen besluit, waaronder het moment van overdracht, wie de ontslagaanvraag indient (oude of nieuwe eigenaar) en de gevolgen voor het personeel. 

Wat moet er in de adviesaanvraag aan de OR staan?

De adviesaanvraag aan de OR bevat altijd de volgende onderdelen:  

1. Beschrijving van het voorgenomen reorganisatiebesluit: Leg kort en duidelijk uit wat het reorganisatiebesluit precies inhoudt. Dit vormt de basis voor de beoordeling door de OR.
2. Beweegredenen voor de reorganisatie: Motiveer waarom de reorganisatie noodzakelijk is. Beschrijf daarbij de redenen en motieven die tot dit besluit hebben geleid.
3. Gevolgen voor het personeel: Geef inzicht in de verwachte impact op medewerkers. Bijvoorbeeld: welke functies vervallen, hoeveel medewerkers worden herplaatst of ontslagen, en welke veranderingen in arbeidsvoorwaarden mogelijk zijn.
4.  Maatregelen om de gevolgen te verzachten :Licht toe welke maatregelen worden genomen om de negatieve gevolgen voor het personeel te beperken, zoals herplaatsing, begeleiding of een sociaal plan.

Tip. Veel van deze informatie is al opgenomen in het reorganisatieplan. U kunt deze onderdelen meestal rechtstreeks overnemen in uw adviesaanvraag aan de OR.

Informatievoorziening en vertrouwelijkheid bij de adviesaanvraag

Zodra u een adviesaanvraag bij de OR indient, is het belangrijk dat de ondernemingsraad (OR) over alle relevante informatie beschikt om goed advies te kunnen geven. De ondernemingsraad heeft daarom het recht om aanvullende informatie op te vragen die noodzakelijk is voor de beoordeling van het voorgenomen besluit.

Soms bevat deze informatie vertrouwelijke of gevoelige gegevens. In dat geval is het verstandig om met de OR en eventueel ingeschakelde deskundigen vooraf duidelijke afspraken te maken over geheimhouding.

Richtlijnen voor geheimhouding

• De omvang van de geheimhouding: Specificeer welke informatie, zowel mondeling als schriftelijk, onder de geheimhouding valt. Dit helpt om de grenzen van de vertrouwelijkheid vast te stellen.
• Duur van de geheimhouding: Bepaal de periode waarvoor de geheimhoudingsverplichting geldt. Dit zorgt voor duidelijkheid over hoe lang de informatie vertrouwelijk moet blijven.
• Uitzonderingen op de geheimhouding: Identificeer specifieke personen of partijen voor wie de geheimhoudingsplicht niet geldt. Dit kan belangrijk zijn voor het delen van informatie met relevante stakeholders.

Tip: Door vooraf goede afspraken te maken over vertrouwelijkheid, voorkomt u discussies tijdens het adviestraject en borgt u de belangen van zowel de organisatie als de medewerkers.

Hoe verloopt het traject van een adviesaanvraag OR?

Een adviesaanvraag aan de ondernemingsraad (OR) bestaat uit verschillende opeenvolgende fasen. Hieronder vind je een overzicht van de gebruikelijke procedure:

Fase 1. Betrekken van de OR

Het is belangrijk dat u de ondernemingsraad (OR) op tijd bij de reorganisatie betrekt. Dien de adviesaanvraag daarom in direct na het formuleren van het voorgenomen besluit. Op deze manier kan het advies van de OR echt invloed hebben op de reorganisatieplannen. 

Let op: als u geen advies vraagt, terwijl dit wettelijk verplicht is, kan het UWV uw ontslagaanvraag als prematuur afwijzen.

Fase 2. De overlegvergadering (OV) organiseren

Na het indienen van de adviesaanvraag bij de OR, wordt ten minste 1 overlegvergadering ingepland. Bij deze vergadering moet een vertegenwoordiger van de Raad van Commissarissen, het bestuur of de Raad van Toezicht aanwezig zijn.

Fase 3. Het uitbrengen van het OR-Advies

Het OR-advies wordt meestal schriftelijk opgesteld. Daarbij kan het advies positief of negatief zijn, maar het kan ook aanbevelingen en alternatieven bevatten. Ook kan de OR voorwaarden aan het advies verbinden.

Fase 4. Eventuele opschortingstermijn (bij niet-opvolging OR-advies)

Besluit u het advies van de OR niet op te volgen? Dan moet u een opschortingstermijn van 1 maand in acht nemen voordat u het besluit mag uitvoeren. Dit biedt de OR de mogelijkheid om het besluit voor te leggen aan de Ondernemingskamer. 

Adviesaanvraag OR: belangrijk onderdeel in het reorganisatieproces

Het aanvragen van advies bij de Ondernemingsraad (OR) is een essentiële stap in het reorganisatieproces, vooral voor grotere organisaties. Wilt u een compleet overzicht van alle benodigde stappen tijdens een reorganisatie? Raadpleeg dan ons gedetailleerde stappenplan voor reorganisatie, waarin we alle noodzakelijke acties overzichtelijk uitlichten.

Hulp of advies nodig?

Heeft u vragen of behoefte aan ondersteuning bij het indienen van uw adviesaanvraag aan de OR, of bij andere aspecten van de voorgenomen reorganisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ons team staat klaar om u te helpen.