Het afspiegelingsbeginsel stap voor stap uitgelegd

Staat u voor de uitdaging van een reorganisatie en moet u moeilijke beslissingen nemen over ontslagen? Het afspiegelingsbeginsel is hierbij een verplicht te volgen leidraad. In dit artikel gaan we dieper op dit beginsel in en loodsen we u stap voor stap door dit complexe proces.

Wat is het afspiegelingsbeginsel?

Het afspiegelingsbeginsel is een methode die u als werkgever moet toepassen als er wegens bedrijfseconomische redenen arbeidsplaatsen komen te vervallen. Dit beginsel waarborgt dat de leeftijdsverdeling binnen een organisatie vóór en na de reorganisatie vrijwel hetzelfde blijft. Bovendien genieten werknemers met een vast contract meer bescherming dan flexwerkers.

Wettelijke verplichting

Elke werkgever die geconfronteerd wordt met ontslag om bedrijfseconomische redenen, is wettelijk verplicht om het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Dit is een strikte regel, waarvoor slechts weinig uitzonderingen gelden.

Waarom is er een afspiegelingsbeginsel?

Het afspiegelingsbeginsel fungeert als een objectieve methode om bij bedrijfseconomische ontslagen te bepalen wie het bedrijf moet verlaten. Het zorgt ervoor dat ontslagen niet willekeurig zijn, maar worden gebaseerd op duidelijke criteria. Hierdoor blijft de leeftijdsopbouw binnen de organisatie in balans, wat leeftijdsdiscriminatie voorkomt. Daarnaast beschermt het vaste werknemers en moet het bijdragen aan een stabiele en sociaal verantwoorde bedrijfsstructuur na de reorganisatie.

Toepassing van het afspiegelingsbeginsel in 6 stappen

Met de volgende 6 stappen past u het afspiegelingsbeginsel effectief toe:

1.     Verifieer of jouw bedrijf meerdere vestigingen heeft

Begin met vaststellen of uw bedrijf uit meer dan één bedrijfsvestiging bestaat. Dit is belangrijk, aangezien afspiegeling per vestiging wordt uitgevoerd. Een vestiging onderscheidt zich als een zelfstandig segment, als het voor externen herkenbaar is als een aparte entiteit (met bijvoorbeeld een eigen website of specifieke locatie). De bedrijfsvestiging moet bovendien intern onderscheidend zijn door een eigen manier van bedrijfsvoering, bijvoorbeeld door het voeren van een aparte jaarrekening.

2.    Identificeer de uitwisselbare functies

Maak een lijst van alle functies binnen uw organisatie of per bedrijfsvestiging. Groepeer deze functies vervolgens op basis van hun onderlinge uitwisselbaarheid. Een functie is uitwisselbaar als deze vergelijkbaar is met een andere functie in termen van:

• Inhoud
• Vereiste kennis, vaardigheden en competenties,
• Contractvorm (tijdelijk of vast), en
• Qua niveau en beloning gelijkwaardig is.

Belangrijk hierbij is dat deze beoordeling puur gericht is op de functie zelf, en niet op de persoon die de functie uitvoert. Dit vereist dus een objectieve benadering, waarbij selectie op individuele kwaliteiten in principe niet is toegestaan.

Een uitwisselbare functie is geen passende functie!

In de praktijk ontstaat er vaak verwarring tussen het concept van uitwisselbare functies en passende functies. Voor een heldere uitleg van dit verschil, verwijzen we naar onze artikelen over deze begrippen: ‘De passende functie uitgelegd voor werkgevers’ en ‘Uitwisselbare functies: wat u hierover moet weten!’.

3.    Bepaal of er uitzonderingen van toepassing zijn

Het afspiegelingsbeginsel is niet altijd van toepassing. In de volgende gevallen doen er zich uitzonderingssituaties voor:

1. 1. De uitwisselbare functie is uniek, oftewel wordt door slechts 1 persoon bekleed.
   2. Er komt een hele categorie uitwisselbare functies te vervallen
   3. De onderneming of de bedrijfsvestiging sluit.

Let op: In de eerste 2 scenario’s moet u wel onderzoeken of herplaatsing in een passende functie mogelijk is. Deze stap zet u nadat u volgens het afspiegelingsbeginsel hebt vastgesteld welke werknemers boventallig worden. In ons artikel over de herplaatsingsplicht voor werkgevers leest u hoe dit werkt.

4.    Classificeer medewerkers in groepen

Maak een indeling van uw medewerkers op basis van de volgende categorieën:

• Groep 1: externe medewerkers (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers).
• Groep 2: AOW-gerechtigde werknemers.
• Groep 3: oproepkrachten.
• Groep 4: medewerkers met een tijdelijk contract dat eindigt binnen 26 weken na de verwachte beslisdatum van het UWV.
• Groep 5: vaste medewerkers en medewerkers met een langer lopend tijdelijk contract.

5.    Stel de ontslagvolgorde vast

De eerste ontslagen vallen in groep 1. De externe medewerkers moet u dus als eerste ontslaan. Als er daarna meer werknemers voor ontslag moeten worden voorgedragen, past u het afspiegelingsbeginsel toe op de resterende groepen (dus 2 tot en met 5). Deze groepen moet u indelen volgens de volgende 5 leeftijdscategorieën:

• 15 tot 24 jaar,
• 25 tot 34 jaar,
• 35 tot 44 jaar,
• 45 tot 54 jaar,
• 55 jaar en ouder.

Last in, first out

De ontslagen moeten proportioneel verdeeld worden over deze categorieën, volgens de bestaande leeftijdsopbouw binnen uw personeelsbestand. Binnen elke leeftijdsgroep hanteert u de regel ‘last in, first out’, waarbij de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking komt.

Peildatum

Voor het vaststellen van de afspiegeling moet er een peildatum worden vastgesteld, op basis waarvan de indeling van werknemers over de verschillende leeftijdsgroepen moet plaatsvinden. In principe geldt hiervoor de datum waarop de ontslagaanvraag is ingediend. Dit kan ook een eerdere (objectiveerbare) datum zijn, maar niet eerder dan het moment waarop de werknemer boventallig is verklaard.

6.    Controleer op ontslagverboden

Het is ten slotte belangrijk om na te gaan of er ontslagverboden gelden voor bepaalde werknemers. Dit gaat bijvoorbeeld om werknemers die minder dan twee jaar ziek zijn, zwangere werknemers, of werknemers die deel uitmaken van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging.

Mocht een werknemer die onder een ontslagverbod valt op basis van het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komen, dan moet u deze persoon in principe overslaan en een volgende kandidaat selecteren voor ontslag.

Ontslag van een zieke werknemer

Hoewel er ook voor zieke werknemers een ontslagverbod geldt, mag u een zieke werknemer in een aantal gevallen alsnog in de ontslagronde meenemen. Zo is het ontslagverbod bijvoorbeeld niet geldig als:

• Er sprake is van een complete sluiting van het bedrijf.
• U redelijkerwijs mag verwachten dat de zieke werknemer binnen 4 weken na goedkeuring van de ontslagaanvraag door het UWV hersteld is.

Belangrijke fase in de reorganisatie:  vaststellen van de ontslagvolgorde

Het nauwkeurig vaststellen van de ontslagvolgorde is een cruciale stap in het realiseren van een geslaagde reorganisatie. Bent u benieuwd naar de andere noodzakelijke stappen in dit proces? Raadpleeg dan ons gedetailleerde stappenplan voor reorganisatie, waarin we stap voor stap uitleggen wat er nog meer moet gebeuren.

Ondersteuning nodig bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel?

Hebt u vragen over de toepassing van het afspiegelingsbeginsel of andere aspecten van het reorganisatieproces? Aarzel niet om contact op te nemen. We staan klaar om u hierbij te helpen!