Tijdpad voor een efficiënte reorganisatie

Bij het plannen van een reorganisatie is een helder en gestructureerd stappenplan essentieel. Dit artikel biedt praktische richtlijnen en tijdsinschattingen voor elke fase van het reorganisatieproces.

Stap 1. Voorbereidingsfase (1 – 3 maanden)

Een zorgvuldige voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle reorganisatie. De tijd die u hiervoor nodig hebt, varieert van 1 tot 3 maanden, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf. Kleine ondernemingen kunnen vaak binnen een maand klaar zijn, terwijl grotere bedrijven meer tijd (2-3 maanden) nodig hebben. Dit zijn de kernstappen voor een effectieve voorbereidingsfase:

1. Ontwikkelen van een reorganisatieplan: Het reorganisatieplan vormt de strategische basis van de reorganisatie en bepaalt de richting en doelen.
2. Vaststellen van de bedrijfseconomische reden voor ontslag: Zorg dat u kunt aantonen dat er sprake is van een bedrijfseconomische reden voor ontslag.
3. Pas het afspiegelingsbeginsel toe: Stel op basis van het afspiegelingsbeginsel vast welke werknemers boventallig worden.
4. Stel vast welke werknemers je moet herplaatsen: Onderzoek welke boventallige werknemers u moet herplaatsen in een passende functie.

Reserveer voldoende tijd voor deze voorbereidingsfase. Een gedegen voorbereiding verkleint de kans op problemen tijdens en na de reorganisatie.

2. Overleg met medezeggenschap (1 – 4 maanden):

Het betrekken van medezeggenschapsorganen is een volgende belangrijke stap in het reorganisatieproces. De benodigde tijd varieert afhankelijk van de grootte van uw organisatie.

Bedrijf met meer dan 50 werknemers: overleg met de OR

Bij meer dan 50 werknemers is het verplicht om advies te vragen aan de  ondernemingsraad (OR). Dit traject neemt doorgaans ongeveer 1 maand in beslag. Als de OR negatief adviseert, kan een extra wachttijd van 1 maand nodig zijn voordat u de reorganisatie kunt doorvoeren.

Overleg met vakbonden over een sociaal plan

Als overleg met vakbonden over een sociaal plan nodig is, moet u al snel rekening houden met een doorlooptijd van 2 tot 3 maanden.

Bedrijf met minder dan 50 werknemers: overleg met PVT

Bij minder dan 50 werknemers, is soms advies van de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of PV nodig. Dit proces duurt ongeveer 1 maand. In tegenstelling tot de procedure bij de OR, hoeft u het reorganisatiebesluit hiervoor echter niet uit te stellen.

3. Beëindigingsregeling treffen (minimaal 1 maand):

Het is vaak voordelig om met een werknemer tot een beëindigingsregeling te komen via een vaststellingsovereenkomst. Houd daarbij rekening met de volgende stappen en termijnen:

• Een belangrijke eerste stap is het indienen van een voorlopige ontslagaanvraag bij het UWV. Dit geeft u 14 dagen de tijd om met de werknemer te onderhandelen over een regeling. Lukt het niet om binnen deze termijn een regeling te treffen, dan kunt u onder voorwaarden een aanvullend uitstel vragen. Let op: uitstel wordt niet automatisch verleend. Raadpleeg ons artikel over de ontslagaanvraag voor de specifieke voorwaarden.
• De werknemer die een vaststellingsovereenkomst tekent, heeft een wettelijke bedenktijd van 14 dagen. Wijs uw werknemer daar ook op. Doet u dat niet? Dan geldt er een bedenktijd van 21 dagen.

4. UWV-ontslagprocedure (1 – 2 maanden):

Na afronding van de voorbereidingsfase en het nodige overleg, kunt u de ontslagprocedure bij het UWV starten. Deze procedure duurt over het algemeen 4 tot 7 weken, afhankelijk van de noodzaak van een tweede schriftelijke ronde en eventuele aanvullende vragen van het UWV aan de werkgever.

Tip: Om vertraging te voorkomen, is het belangrijk om een volledige en correcte ontslagaanvraag in te dienen. In ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning leggen we uit wat hierbij komt kijken.

5. Houd rekening met de opzegtermijn

Na goedkeuring van het bedrijfseconomisch ontslag door het UWV, moet de opzegtermijn in acht worden genomen. Gedurende deze termijn blijft de werknemer in functie en ontvangt hij/zij loon. Deze termijn is essentieel om juridische en financiële complicaties te voorkomen.

• De standaard opzegtermijn is 1 maand, maar dit kan langer zijn afhankelijk van de duur van het dienstverband van de werknemer. Voor werknemers met een dienstverband van meer dan 15 jaar geldt bijvoorbeeld een termijn van 4 maanden. De tijd die aan de UWV-procedure is besteed mag van deze termijn worden afgetrokken, zolang er minimaal nog 1 maand resteert.
• Let op! Afwijkende opzegtermijnen kunnen contractueel vastgelegd zijn of in een toepasselijke cao worden beschreven. Dit kan gevolgen hebben voor de lengte van de opzegtermijnen.
• Als u de wettelijke opzegtermijn niet respecteert, kan dit leiden tot financiële consequenties in de vorm van een vergoeding aan de werknemer voor onregelmatige opzegging. Het is dus van cruciaal belang om deze termijn zorgvuldig na te leven om extra kosten te voorkomen.

De weg naar een effectieve reorganisatie

Een reorganisatie kan uitdagend zijn, maar met een gedegen voorbereiding en duidelijk stappenplan is het mogelijk om dit proces soepel en succesvol te doorlopen. Raadpleeg ons uitgebreide stappenplan reorganisatie waarin we helder uitleggen welke stappen u hierbij moet zetten.

Ondersteuning bij een reorganisatie

Heeft u behoefte aan ondersteuning of een persoonlijk advies over uw specifieke situatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ons team staat klaar om u te begeleiden bij iedere stap binnen dit traject.