Uitleg van de herplaatsingsplicht voor werkgevers

Vindt er binnen uw bedrijf een reorganisatie plaats, dan krijgt u te maken met de herplaatsingsplicht. Deze verplichting houdt in dat u als werkgever moet onderzoeken of een boventallige werknemer, eventueel na het volgen van scholing en binnen de herplaatsingstermijn, op een andere plek binnen de organisatie kan worden ingezet. In dit artikel leggen we uit wat deze verplichting inhoudt en hoe u daaraan voldoet en geven we praktische tips.

Wat houdt de herplaatsingsplicht in?

Als een werknemer op basis van het afspiegelingsbeginsel boventallig is verklaard, betekent dit niet dat u meteen een ontslagvergunning kunt aanvragen. Voordat u toestemming krijgt van het UWV, moet u namelijk onderzoeken of u de betreffende werknemer in een andere, passende functie kunt herplaatsen. Dit wordt de herplaatsingsplicht voor werkgevers genoemd.

Inspanningsverplichting

Als werkgever bent u verplicht om aantoonbare inspanningen te leveren om boventallige werknemers binnen uw organisatie te herplaatsen. Deze ‘inspanningsverplichting’ betekent niet dat u moet garanderen dat elke boventallige werknemer herplaatst wordt, maar wel dat u er aantoonbaar alles aan doet om herplaatsing mogelijk te maken.

• Wat is nodig? Een proactieve en betrokken benadering om te komen tot geschikte herplaatsingsmogelijkheden.
• Wanneer is het onvoldoende? Enkel het verwijzen naar bestaande vacatures is niet genoeg.
• Doel: Het doel is om te laten zien dat u als werkgever actief betrokken bent bij het zoeken naar passende functies voor uw boventallige werknemers.

Hoe werkt de herplaatsingsplicht?

Om  aan uw herplaatsingsverplichting te kunnen voldoen, doorloopt u de volgende stappen:

Stap 1. Stel vast of er een ‘passende functie’ aanwezig is

Een functie is passend als deze aansluit bij de kwalificaties van de boventallige werknemer. Opleiding, ervaring en vaardigheden zijn hierbij doorslaggevend. Daarbij geldt voor grote organisaties dat het belangrijk is om op concernniveau te zoeken naar beschikbaar passend werk. Dit betekent dat u verder moet kijken dan alleen de directe afdeling of locatie.

Let op. De herplaatsingsplicht geldt alleen voor vacatures die nu openstaan of functies die binnen redelijke termijn vrij komen.  De passende functie hoeft u dus niet te creëren.

Benieuwd hoe u vaststelt of er binnen uw organisatie een passende functie aanwezig is? In ons artikel over dit onderwerp, gaan we hier uitgebreider op in.

Stap 2. Kan herscholing een functie toch passend maken?

Als bestaande functies niet direct aansluiten bij de vaardigheden of capaciteiten van een werknemer, moet u onderzoeken of herplaatsing wel mogelijk is na het volgen van een (kortdurende) opleiding/ cursus.

Of u herscholing moet aanbieden, hangt af van een aantal omstandigheden:

• Kosten van de scholing
• Duur van het scholingstraject
• Duur van het dienstverband
• Eerdere ontwikkelingskansen voor de werknemer
• Leeftijd van de werknemer
• Uw financiële capaciteit als werkgever

Stap 3. Komt de functie vrij binnen een redelijke termijn?

Om aan de herplaatsingsplicht te voldoen, moet u vooruitkijken. Zijn er nu geen vacatures voor een passende functie? Dan moet u kijken of er binnen redelijke termijn een dergelijke functie vrijkomt. Hoe lang de herplaatsingstermijn duurt, hangt af van de tijd dat de betreffende werknemer in dienst is:

• < 5 jaar in dienst: 1 maand
• 5 – 10 jaar in dienst: 2 maanden
• 10-15 jaar in dienst: 3 maanden
• > 15 jaar in dienst: 4 maanden.

Plaatsmakers

Binnen de herplaatsingstermijn moet u proactief onderzoeken of er passende vacatures vrijkomen. Daarbij moet u ook kijken naar passende functies die nu bezet worden door wat we ‘plaatsmakers’ noemen. Dit zijn bijvoorbeeld: uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel en werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt. Ook functies die binnen de herplaatsingstermijn vrijkomen door het aflopen van een tijdelijk contract, komen hiervoor in aanmerking.

Dit vereist dat u als werkgever een grondige analyse uitvoert van alle beschikbare en potentiële vacatures, waarbij u ook kijkt naar werknemers die op tijdelijke of flexibele basis werken, en of deze posities mogelijk geschikt zijn voor herplaatsing.

5 tips bij het herplaatsen van personeel

1. Handel proactief

Bij het herplaatsen van boventallige werknemers, moet u als werkgever een proactieve rol aannemen. Het is hierbij van cruciaal belang dat u de verantwoordelijkheid voor de herplaatsing niet afschuift op de werknemer zelf.  Zo is het bijvoorbeeld aan te raden om gesprekken met boventallige werknemers in te plannen waarin u de diverse mogelijkheden bespreekt, in plaats van (alleen) een lijst rond te sturen met beschikbare functies.

Tip: documenteer al uw inspanningen!

Zorg ervoor dat u kunt bewijzen welke stappen u hebt genomen om de betreffende werknemer te herplaatsen. Doe dat vanaf het moment dat duidelijk is dat de betreffende arbeidsovereenkomst beëindigd moet worden/ de arbeidsplaats komt te vervallen.

2. Grote organisatie? Behoud het overzicht!

In grote bedrijven moet er op concernniveau worden gezocht naar beschikbare passende functies. Dit kan complex zijn, dus is het belangrijk om goed overzicht te houden. Leg schriftelijk vast wat onder een ‘passende functie’ wordt verstaan.

Effectieve methode: belangstellingsregistratieformulier

Laat werknemers een formulier invullen waarop zij hun voorkeuren en interesses aangeven. Dit helpt bij het matchen van werknemers met potentiële functies. Neem zaken zoals maximale reisafstand en acceptabel salarisverschil op in het formulier.

3.  Zorg voor een zo objectief mogelijke sollicitatieprocedure

In tegenstelling tot het selecteren van categorieën uitwisselbare functies, mag u bij herplaatsing in een passende functie wél rekening houden met de geschiktheid van de individuele werknemer. Om (de schijn van) willekeur te voorkomen, is het daarom belangrijk dat de herplaatsing van de werknemer zorgvuldig en op basis van objectieve criteria plaatsvindt.

Stel dus duidelijke en objectieve criteria vast voor de vacature om een eerlijke selectie te garanderen. Bij meerdere passende functies kan een belangstellingsregistratieformulier helpen. Werknemers kunnen hierop hun voorkeuren en geschiktheid voor verschillende functies aangeven.

4. Toepassing afspiegelingsbeginsel bij functiewijzigingen

Als een functie helemaal vervalt, is het afspiegelingsbeginsel niet van toepassing. Maar als een deel van de werkzaamheden wordt voortgezet in een nieuwe functie, is sprake van een zogenoemde ‘stoelendans’. In dat geval mag u niet meer vrij selecteren welke werknemer het meest geschikt is.

Beoordeel geschiktheid en voorrang

1. Identificeer eerst welke werknemers voldoen aan de criteria van de nieuwe functie.
2. Identificeer welke werknemers een deel van hun huidige werkzaamheden in de nieuwe functie voortzetten. Deze groep krijgt voorrang.
3. Bepaal daarna binnen deze groep welke werknemers volgens het afspiegelingsbeginsel de sterkste rechten hebben. Dit staat bekend als ‘omgekeerde afspiegeling’.

5. Verplichte acceptatie van passend aanbod

Een werknemer is verplicht om een aanbod voor een passende functie te accepteren. Bij het bepalen of een functieaanbod passend is, zijn het functieniveau, salaris en reisafstand relevante factoren. Deze hoeven echter niet exact overeen te komen met de huidige situatie. Acceptabele verschillen zijn:

• Salaris: Een verschil van maximaal 2 salarisschalen wordt meestal als redelijk beschouwd.
• Reistijd: Tot 3 uur per dag wordt over het algemeen als acceptabel gezien.

Gevolgen van het weigeren van een passend aanbod

Doe je een passend aanbod, maar vindt de werknemer de reisafstand te lang of het salaris te laag? Dan komt de werknemer mogelijk in aanmerking voor ontslag, waarbij de werknemer bepaalde rechten kan verliezen. In het sociaal plan of afvloeiingsregeling wordt bijvoorbeeld vaak afgesproken dat een werknemer het recht op bepaalde voorzieningen verliest als hij een passend aanbod weigert.

Houd er wel rekening mee dat ontslag om deze reden lang niet altijd betekent dat u dan ook geen transitievergoeding verschuldigd bent. Hiervoor is ernstige verwijtbaarheid vereist.

Vragen?

Heeft u vragen over het herplaatsen van werknemers of over bedrijfseconomisch ontslag? Neem gerust contact met ons op. Wij staan klaar om u te ondersteunen met deskundig advies en praktische oplossingen.

Reorganisatie in 10 duidelijke stappen

Herplaatsing is 1 van de stappen in een complex reorganisatieproces. Moet u reorganiseren? Raadpleeg dan ook ons overzichtelijke stappenplan reorganisatie.