Communicatieplan reorganisatie voor een soepele transitie

Reorganiseren is voor ieder bedrijf een turbulente periode. Het effectief overbrengen van informatie en het beheersen van verwachtingen zijn cruciaal voor het succes van dit proces. Wij zetten de stappen uiteen die bijdragen aan een soepele communicatie tijdens en over de reorganisatie.

Onderzoek eerst of je een voorlopige ontslagaanvraag kan indienen

Voordat u uw personeel informeert over de reorganisatie, is het heel verstandig om bij het UWV eerst een voorlopige ontslagaanvraag in te dienen. Zo voorkomt u dat werknemers zich, zodra ze op de hoogte zijn van de reorganisatieplannen, ontslag kunnen omzeilen door zich ziek te melden. In ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning vertellen we hoe u dit slim aanpakt.

Let op. Hoewel de voorlopige ontslagaanvraag meestal de makkelijkste manier is om een beroep op het ontslagverbod wegens ziekte te voorkomen, is dit niet altijd een optie. Is er bijvoorbeeld nog een aanzienlijke herplaatsingsperiode, dan is het bijvoorbeeld niet mogelijk om een voorlopige ontslagaanvraag in te dienen. De aanvraag bij het UWV vindt dan plaats na afloop van de herplaatsingsperiode.

Onderhandelingstermijn van 14 dagen

Kunt u wél eerst een voorlopige aanvraag indienen? Dan biedt het UWV in principe een termijn van 14 dagen om te onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst. Als er in deze periode geen overeenstemming wordt bereikt met een of meerdere werknemers, dan moet u óf de ontslagaanvraag volledig afronden óf het UWV verzoeken om aanvullend uitstel voor de onderhandelingen (zie hierover ook ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning). Zorg er dus voor dat u de stappen in dit communicatieplan binnen deze korte termijn uitvoert.

1. Bereid een plenaire bijeenkomst voor

De impact van een reorganisatie begint bij de eerste aankondiging. Een zorgvuldige voorbereiding van deze plenaire bijeenkomst is dan ook essentieel. Het gaat hierbij niet alleen om de inhoud van de boodschap, maar ook om de manier waarop deze wordt gebracht. Een duidelijke, empathische aanpak kan hierbij een groot verschil maken.

Wat vertelt u tijdens deze bijeenkomst?

• Waarom een reorganisatie nodig is
• Hoe het bedrijf er na de reorganisatie uitziet
• Welke stappen gezet gaan worden
• Hoe de planning eruit ziet

Laat de aanzegging doen door iemand met gezag

Voor de geloofwaardigheid en acceptatie is het belangrijk dat een leidinggevende of directielid de mondelinge aanzegging doet, bij voorkeur in het bijzijn van een HR-medewerker. Het is belangrijk dat er duidelijkheid kan worden gegeven over vragen die spelen. Bovendien laat u zo zien dat u verantwoordelijkheid neemt.

2. Plan individuele bijeenkomsten in

Na de plenaire sessie is het aan te raden om individuele bijeenkomsten te organiseren. Hier kunt u werknemers persoonlijk informeren over hun specifieke situatie, zoals boventalligheid en eventuele herplaatsingsmogelijkheden. Het bieden van een duidelijk tijdpad en uitleg over veranderende arbeidsvoorwaarden kan veel onzekerheid wegnemen.

Tip: stimuleer het sluiten van een beëindigingsovereenkomst met een tekenbonus

Overweeg het aanbieden van een tekenbonus bij een beëindigingsovereenkomst (VSO). Dit kan werknemers stimuleren om sneller akkoord te gaan met de VSO en afzien van een inhoudelijke procedure. Een tekenbonus kan een effectieve manier zijn om het proces soepeler en sneller te laten verlopen. In ons artikel over de afvloeiingsregeling leest u welke afspraken u nog meer kunt maken om boventallig personeel te stimuleren om werknemers te laten instemmen met de beëindiging van het contract.

Bevestig de mondelinge aanzegging schriftelijk!

Vergeet niet de mondelinge aanzegging schriftelijk te bevestigen. Zo kunt u aantonen dat u de kernboodschap aan uw personeel hebt overgebracht. Bovendien hebben uw werknemers de mogelijkheid om alles nog eens rustig na te lezen.

3. Bij overeenstemming: trek de voorlopige ontslagaanvraag in

Als er overeenstemming wordt bereikt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, kan de aanvraag bij het UWV ingetrokken worden. Houd hierbij wel altijd rekening met de wettelijke bedenktijd van 14 dagen die de werknemer heeft na het ondertekenen van de vaststellingsovereenkomst.

Lukt het niet om een beëindigingsregeling te treffen? Zet dan de ontslagprocedure bij het UWV voort. In ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning leest u hoe dat werkt.

Zorg dat je de reorganisatie slim aanpakt

Door te werken met een goed communicatieplan, kunt u ervoor zorgen dat het reorganisatieproces zo soepel mogelijk verloopt. Benieuwd naar de andere stappen die gezet moeten worden? In ons artikel over het stappenplan reorganisatie leest u hoe u een herstructurering stap voor stap aanpakt.

Hulp nodig?

Heeft u ondersteuning nodig tijdens het complexe reorganisatieproces? Neem gerust contact met ons op voor deskundige ondersteuning. Samen zorgen we voor een gestroomlijnde herstructurering.