Stappenplan reorganisatie

Staat uw bedrijf financieel onder druk of verandert uw branche in rap tempo? Dan is een reorganisatie soms onvermijdelijk. Dit kan betekenen dat u personeel moet ontslaan, wat veel regels en verplichtingen met zich meebrengt. Door het volgen van de juiste stappen voorkomt u problemen en zorgt u dat de overgang naar een nieuwe organisatiestructuur soepel verloopt.

In dit artikel vindt u een duidelijk stappenplan voor het reorganisatieproces. U leest precies welke acties u moet ondernemen en hoe u deze uitvoert volgens de nieuwste UWV‑richtlijnen.

In dit artikel:

• Stap 1: Reorganisatieplan opstellen 
• Stap 2: Reorganisatiebesluit onderbouwen
• Stap 3: Voorlopige ontslaglijst en (voorgenomen) reorganisatiebesluit 
• Stap 4: Afvloeiingsregeling opstellen
• Stap 5: Advies medezeggenschapsorganen (OR/PVT)
• Stap 6: Collectief ontslag: WMCO-check
• Stap 7: Overgang van onderneming beoordelen
• Stap 8: Beëindigingsregeling te treffen en dien een of voorlopige ontslagaanvraag
• Stap 9: Communicatieplan maken
• Stap 10:  Ontslagaanvraag compleet maken
• Stap 11: Arbeidsovereenkomsten op tijd opzeggen

Fase 1. De voorbereiding

Bij een succesvolle reorganisatie is de startfase essentieel. Hier zet u de belangrijke eerste stappen die bepalend zijn om op een efficiënte manier het gewenste eindresultaat te bereiken.

Stap 1. Reorganisatieplan opstellen 

Aan de basis van elke succesvolle reorganisatie ligt een goed doordacht reorganisatieplan. In dit plan beschrijft u niet alleen waarom de reorganisatie nodig is en wat de urgentie is, maar ook het doel en de inhoud van het reorganisatiebesluit. Het reorganisatieplan is een onmisbaar onderdeel van elk stappenplan reorganisatie en ondersteunt u in verschillende fasen:

• Het vormt de basis voor de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad (or) of het overleg met de personeelsvertegenwoordiging. Zo bevordert u samenwerking en transparantie.
• Bij collectief ontslag helpt het plan bij het overleg met vakbonden.
• Het plan ondersteunt u in gesprekken met werknemers over veranderingen in hun functie.
• Voor ontslagaanvragen bij het UWV biedt het reorganisatieplan een duidelijk kader en houvast.

Wilt u meer weten over de opbouw en inhoud van een effectief reorganisatieplan? Lees dan ons uitgebreide artikel over het reorganisatieplan. 

Stap 2. Reorganisatiebesluit onderbouwen

Wilt u een ontslagvergunning aanvragen op bedrijfseconomische gronden? Het UWV let hierbij op 3 belangrijke punten:

1. U kunt aantonen dat er een duidelijke bedrijfseconomische reden is voor de reorganisatie, bijvoorbeeld met jaarrekeningen of prognoses.
2. U past het afspiegelingsbeginsel correct toe bij het bepalen wie voor ontslag in aanmerking komt.
3. U heeft aangetoond dat herplaatsing binnen het bedrijf niet mogelijk is, ook niet na eventuele extra scholing.

Zorg ervoor dat onderbouwing in lijn is met de UWV-richtlijnen

Bij het aanvragen van een ontslagvergunning voor bedrijfseconomisch ontslag speelt het UWV een cruciale rol. De vergunning wordt alleen toegekend als het reorganisatiebesluit in lijn is met de richtlijnen van het UWV. Zorg er daarom tijdens de voorbereiding dat u kunt aantonen dat u aan deze 3 belangrijke voorwaarden voldoet:

1. Er is sprake van een bedrijfseconomische redenen voor de reorganisatie
2. U past de correcte ontslagvolgorde toe volgens het afspiegelingsbeginsel
3. Er zijn geen mogelijkheden om de betreffende werknemer binnen de organisatie te herplaatsen, ook niet met eventuele scholing.

Let op. Is er sprake van een overgang van onderneming? Dan vraagt UWV om aanvullende informatie over de overdracht, zoals de datum, de betrokken partijen en de gevolgen voor het personeel. Ook moet u inzicht geven in de rol van zowel de oude als de nieuwe werkgever en in de beschikbare herplaatsingsmogelijkheden. Welke stukken precies nodig zijn, kan per situatie verschillen (bijvoorbeeld koopovereenkomst of personeelsgegevens). Sinds 1 juli 2025 zijn deze vereisten vastgelegd in hoofdstuk 6 van de UWV-Uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen.

Stap 3. Voorlopige ontslaglijst en (voorgenomen) reorganisatiebesluit 

Zodra u een helder beeld hebt van de nieuwe structuur van de organisatie, is de volgende stap het opstellen van een voorlopige ontslaglijst. In deze fase hoeft u nog geen specifieke namen van werknemers te vermelden. Wel moet u aangeven hoeveel FTE’s er per afdeling komen te vervallen. Daarnaast specificeert u welke arbeidsplaatsen worden opgeheven of welke functies worden gewijzigd. Deze lijst voegt u vervolgens toe aan het reorganisatieplan.

Goed om te weten! Zolang er nog met de ondernemingsraad (or), personeelsvertegenwoordiging of vakbonden overlegd moet worden over de reorganisatie, spreken we van een ‘voorgenomen reorganisatiebesluit’. Pas na het doorlopen van stap 2 (overleg en advies), kan er een definitieve beslissing worden genomen. 

Dit voorgenomen besluit over de reorganisatie dient helderheid te verschaffen over de beweegredenen voor de reorganisatie en de impact op de werknemers. Ook moet er vast worden nagedacht over de manier waarop de gevolgen voor de werknemers worden verzacht. Dat gebeurt meestal in een afvloeiingsregeling  of sociaal plan.  

Stap 4. Afvloeiingsregeling opstellen

Het is raadzaam om al vroeg in het proces een afvloeiingsregeling (of ontslagregeling) op te stellen. Deze regeling moet duidelijke voorwaarden en afspraken bevatten voor medewerkers die de organisatie gaan verlaten. Met zorgvuldig en strategisch opgestelde regelingen, kunt u medewerkers op een positieve manier motiveren om eventueel op basis van een vaststellingsovereenkomst te vertrekken.

 

Wilt u weten hoe u een  goede afvloeiingsregeling opstelt? In ons artikel over de afvloeiingsregeling leggen we dit helder uit.

Fase 2. Overleg en advies

Na afronding van de voorbereidende fase is het vaak nog niet mogelijk om direct te starten met de daadwerkelijke uitvoering van de reorganisatie. Meestal is eerst overleg nodig met de ondernemingsraad (or) of de personeelsvertegenwoordiging (pvt) en mogelijk ook de vakbonden. Het is dus zaak om vast te stellen bij welke organen u  advies moet vragen en/of in overleg moet treden. 

Stap 5. Advies medezeggenschapsorganen (OR/PVT)

Afhankelijk van de omvang van de organisatie, moet in bepaalde gevallen advies worden gevraagd aan een medezeggenschapsorgaan. 

• Organisaties met meer dan 50 werknemers moeten een adviesaanvraag bij de OR indienen.
• In organisaties met minder dan 50 werknemers is het vragen van advies aan de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of personeelsvergadering (PV) in bepaalde gevallen verplicht. 

Stap 6. Collectief ontslag: WMCO-check

Ontslaat u binnen 3 maanden 20 of meer werknemers die elk minimaal 20 uur per week werken? Dan moet u zich houden aan de Wet melding collectief ontslag (WMCO). In dat geval bent u onder meer verplicht om:

• Melding te doen bij het UWV én bij de betrokken vakbonden.
• De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging te raadplegen.

Belangrijk:

• Ook beëindigingsovereenkomsten en het niet verlengen van tijdelijke contracten op initiatief van de werkgever tellen mee als ‘ontslag’ in de zin van de WMCO.
• In de UWV-uitvoeringsregels van juli 2025 is verduidelijkt dat dit ook geldt voor deeltijdontslag, herplaatsingsaanbod en het structureel niet meer oproepen van oproepkrachten.
• Het UWV hanteert een glijdende periode van 3 maanden: ontslagen uit verschillende rondes binnen een kwartaal worden bij elkaar opgeteld.

Wilt u weten hoe u deze regels toepast? In ons artikel over collectief ontslag vindt u een uitgebreide toelichting en praktische voorbeelden.

Stap 7. Overgang van onderneming beoordelen

Gaat het om een fusie, splitsing of overdracht van (een deel van) uw bedrijf? Dan kan er sprake zijn van een overgang van onderneming. Dit betekent:

• Werknemers gaan automatisch mee naar de nieuwe eigenaar, mét behoud van hun arbeidsvoorwaarden.
• Ontslag wegens de overgang zelf is verboden. Alleen als er een zelfstandige economische, technische of organisatorische reden (ETO) bestaat, kunt u een ontslagaanvraag indienen.

Belangrijke scenario’s:

• Voor de overgang: De oude werkgever vraagt ontslag aan, de nieuwe levert info aan. UWV zal doorgaans geen toestemming geven als de medewerkers direct bij de nieuwe eigenaar in dienst treden.
• Na de overgang: De nieuwe eigenaar vraagt ontslag aan en moet aantonen dat het ontslag losstaat van de overgang.

Bent u de verkrijger? Controleer altijd of u het volledige personeelsbestand overneemt. Wilt u daarna alsnog reorganiseren, dan begint u een nieuwe UWV-procedure op bedrijfseconomische gronden.

Fase 3. Uitvoering

Zodra uw reorganisatiebesluit zorgvuldig is voorbereid en er overleg heeft plaatsgevonden of advies is gevraagd, bent u klaar voor de volgende belangrijke stap: het vaststellen van de definitieve ontslaglijst en het formeel nemen van het reorganisatiebesluit door het bestuur. Is dat gedaan, dan volgen er een aantal concrete uitvoeringsstappen.

Stap 8.  Beëindigingsregeling te treffen en dien een of voorlopige ontslagaanvraag

Voordat u toestemming vraagt aan het UWV om personeel te ontslaan, is het slim om te onderzoeken of u met de werknemers een beëindigingsregeling kunt treffen. Een regeling biedt vaak sneller duidelijkheid voor beide partijen en voorkomt een langdurige UWV-procedure.

De UWV-procedure kan tijdrovend en kostbaar zijn, vooral als er discussie ontstaat over bijvoorbeeld uitwisselbare functies. Door werknemers een aantrekkelijk beëindigingsvoorstel te doen (eventueel met een tekenbonus), vergroot u de kans op snelle overeenstemming. Voor werknemers betekent zo’n regeling vaak ook een vergoeding voor rechtsbijstand, wat de drempel verlaagt om akkoord te gaan.

Let op: dien altijd eerst een voorlopige ontslagaanvraag in! 

Dien altijd eerst een voorlopige ontslagaanvraag in bij het UWV, voordat u met het personeel de plannen bespreekt. Hiermee voorkomt u dat medewerkers zich ziek melden om ontslag te ontlopen.

Stap 9. Communicatieplan maken

Een reorganisatie roept vaak veel emoties op. Daarom is het extra belangrijk om helder en open te communiceren over de redenen voor de herstructurering en de gevolgen voor uw medewerkers. Met een goed communicatieplan zorgt u dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is en voorkomt u onrust en misverstanden.

Wilt u weten hoe u dit effectief aanpakt? In ons artikel leggen we uit hoe u een goed communicatieplan voor uw reorganisatie opstelt. 

Stap 10. Ontslagaanvraag compleet maken

Voor werknemers die boventallig zijn en waarmee geen beëindigingsovereenkomst wordt gesloten, moet de ontslagprocedure bij het UWV worden vervolgd. Dat betekent dat u de formulieren B en C – samen – bij het UWV  moet indienen. Hoe u dit doet, leest u in ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV.

Stap 11. Arbeidsovereenkomsten op tijd opzeggen

Na goedkeuring door het UWV, is het belangrijk dat u de arbeidsovereenkomsten van de betrokken werknemers ook formeel opzegt. Dit moet gebeuren binnen 4 weken na het ontvangen van de beslissing van het UWV. 

De opzegging moet schriftelijk plaatsvinden en met inachtneming van de contractuele of wettelijke opzegtermijn. De verwerkingstijd die het UWV nodig had, mag van deze termijn worden afgetrokken, zolang er een minimum opzegtermijn van vier weken overblijft.

Overweegt u om binnen 26 weken na de reorganisatie weer personeel aan te nemen voor dezelfde of vergelijkbare functies? Houd er dan rekening mee dat u deze functie dan eerst moet aanbieden aan de werknemer die u hebt ontslagen. Dit moet gebeuren tegen dezelfde voorwaarden.

Hulp nodig?

Voorkom onnodige risico’s en zorg voor een soepele reorganisatie die voldoet aan alle wet- en regelgeving met de hulp van onze ervaren advocaten. Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende kennismaking en zet de eerste stap naar een succesvolle reorganisatie.