Uitwisselbare functies: wat u hierover moet weten

Als u voor de taak staat om een reorganisatie door te voeren, is het cruciaal om het concept van ‘uitwisselbare functies’ goed te begrijpen. Dit begrip roept vaak vragen en onduidelijkheden op in de praktijk en speelt een sleutelrol in het succesvol herstructureren van een organisatie. In dit artikel leggen we uit wat  dit begrip inhoudt en verduidelijken we de criteria en situaties die bepalen wanneer functies als uitwisselbaar worden beschouwd.

Wat is een uitwisselbare functie?

De term uitwisselbare functie speelt een belangrijke rol bij reorganisaties. Deze term komt aan bod als een functie gaat verdwijnen. Maar wat houdt dit precies in?

Kernaspecten van uitwisselbare functies

De essentie van uitwisselbare functies ligt in de vergelijkbaarheid met een andere functie. Een functie wordt als uitwisselbaar beschouwd als deze vergelijkbaar is in termen van:

• De inhoud van de functie,
• De vereiste kennis, vaardigheden en competenties
• De tijdelijke of structurele aard van de functie
• En gelijkwaardig qua niveau van de functie en de daarbij behorende beloning.

Waarom is dit belangrijk?

Het vaststellen van categorieën uitwisselbare functies speelt een sleutelrol bij het identificeren van werknemers die mogelijk voor bedrijfseconomisch ontslag in aanmerking komen. Binnen elke groep van uitwisselbare functies wordt namelijk op basis van het afspiegelingsbeginsel bepaalt wie boventallig wordt. Een belangrijk doel van deze methode is om willekeur bij ontslagbeslissingen te voorkomen en een evenwichtige leeftijdsopbouw binnen de organisatie te behouden.

Hoe stel je een uitwisselbare functie vast?

Het correct vaststellen van uitwisselbare functies in het kader van een reorganisatie vereist een nauwkeurige aanpak. Dit proces begint met een grondige analyse van de functiebeschrijvingen, waarbij u uitgaat van objectieve criteria. Hierbij ligt de focus uitdrukkelijk niet op de individuele prestaties en ervaring van de werknemer die de functie momenteel bekleedt.

Analyse van de functieomschrijving

De kern van het vaststellen van uitwisselbare functies ligt in het zorgvuldig analyseren van de functieomschrijvingen. Deze omschrijvingen vormen de basis van wat u van een werknemer in een specifieke rol kunt verwachten. Het is cruciaal dat u zich hierbij richt op de objectieve aspecten, zonder persoonlijke prestaties en ervaringen van de werknemer mee te wegen.

Hoewel de feitelijke invulling van de functieomschrijving van belang is, moet bij het beoordelen van uitwisselbaarheid worden gekeken naar de algemene praktische invulling van de functie. Dit staat dus los van de specifieke uitvoering door een individuele werknemer.

Afwijkende functie-invulling

Wanneer een werknemer zijn of haar functie (tijdelijk) op een manier vervult die overeenkomt met een andere functie, betekent dit niet automatisch dat deze functies uitwisselbaar zijn. Neem bijvoorbeeld een werknemer in een ‘junior rol’ die taken uitvoert die overeenkomen met die van een senior positie. Het is dan aan de werkgever om de daadwerkelijke aard van elke functie te verduidelijken.

Als functieomschrijvingen ontbreken

Als formele functieomschrijvingen ontbreken, moet u een algemene omschrijving maken van de functie aan de hand van de relevante criteria. Dit vereist een gedetailleerde documentatie van de functie, met inachtneming van de feitelijke invulling in algemene zin.

Voor een solide en objectieve basis van een reorganisatie is het belangrijk om elke functie helder te beschrijven, inclusief de inhoud, benodigde kennis, vaardigheden, competenties, de aard (tijdelijk of permanent) van de functie, het niveau en de beloning. Anticipeer ook op eventuele tegenargumenten van werknemers die mogelijk voor ontslag in aanmerking komen.

Belangrijke aandachtspunten bij uitwisselbaarheid

Bij het beoordelen van de uitwisselbaarheid van functies tijdens een reorganisatie zijn er enkele belangrijke punten om rekening mee te houden:

Unieke functies zijn niet uitwisselbaar

Wanneer een functie slechts door 1 persoon wordt uitgevoerd en deze duidelijk onderscheidende taken en verantwoordelijkheden heeft ten opzichte van andere functies binnen de organisatie, wordt deze als uniek beschouwd. In dergelijke gevallen is de functie niet uitwisselbaar, wat betekent dat het afspiegelingsbeginsel hierop dus niet van toepassing is.

Specifieke persoonlijke kenmerken

Functies die bijzondere persoonlijke kenmerken of specifieke competenties vereisen, worden vaak als ‘niet-uitwisselbaar’ beschouwd. Vervanging of uitwisseling is vanwege het persoonsgebonden karakter immers niet gemakkelijk realiseerbaar.

Salarisschaal als signaal van (niet-)uitwisselbaarheid

Verschillen in salarisschaal tussen functies kunnen wijzen op niet-uitwisselbaarheid, aangezien dit vaak een substantieel verschil in verantwoordelijkheden, complexiteit of vaardigheden aangeeft.

Tijdelijke taken en functiewijziging

Het tijdelijk verrichten van andere taken door een werknemer verandert de functie niet automatisch. Tijdelijke aanpassingen in werkzaamheden weerspiegelen namelijk niet noodzakelijkerwijs een permanente wijziging in functie-inhoud of -status.

Omstandigheden kunnen uitwisselbaarheid inkleuren

Bepaalde omstandigheden, zoals de fysieke aard van het werk (zittend, staand, binnen, buiten), kunnen ook een rol spelen in het bepalen van uitwisselbaarheid van functies.

Het verschil met een passende functie

In de praktijk is er vaak onduidelijkheid over het begrip  ‘uitwisselbare functie’ en ‘passende functie‘. Beide begrippen dienen echter een heel ander doel binnen het reorganisatieproces. Het onderscheid tussen deze 2 is  belangrijk voor het bepalen van de ontslagvolgorde en herplaatsing.

Doel van uitwisselbare vs. passende functies

Bij het identificeren van uitwisselbare functies ligt de focus op het bepalen van boventalligheid van werknemers. Zodra vastgesteld is wie boventallig is, verschuift de aandacht naar het vinden van een passende functie voor deze werknemers.

Verschil in benadering: functie vs. persoon

Een belangrijk verschil tussen deze 2 concepten is de benadering van de functie in tegenstelling tot de persoon die de functie bekleedt:

• Uitwisselbare functies: Hier ligt de nadruk puur op de functie zelf, onafhankelijk van de individuele werknemer die de functie vervult. Zoals gezegd kijkt u dus naar de aard van de functie, de vereiste kennis, vaardigheden en de functie-inhoud, zonder rekening te houden met de specifieke eigenschappen van de werknemer.
• Passende functies: In tegenstelling tot uitwisselbare functies, wordt bij het zoeken naar een passende functie specifiek gekeken naar de kwalificaties van de individuele werknemer, zoals diens opleiding, ervaring en capaciteiten. Dit is een meer persoonsgerichte benadering waarbij de match tussen de werknemer en de nieuwe functie centraal staat.

Ondersteuning bij een effectieve reorganisatie

Een goed begrip van de term ‘uitwisselbare functies’ is essentieel voor een correcte toepassing van het afspiegelingsbeginsel, een belangrijke stap voor een evenwichtige en doeltreffende reorganisatie. Zoekt u meer inzicht in hoe deze stap integreert in het gehele reorganisatieproces? Ons uitgebreide stappenplan biedt diepgaande richtlijnen en cruciale tips voor elke fase van uw reorganisatie.

Hebt u specifieke vragen over de identificatie van uitwisselbare functies, of loopt u tegen andere uitdagingen aan tijdens uw reorganisatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ons ervaren team staat klaar om u te voorzien van gespecialiseerde ondersteuning en advies.