De Richtlijn loontransparantie komt eraan; wat betekent dat voor uw onderneming?

Op 1 januari 2027 moet de Europese Richtlijn loontransparantie in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd zijn. In dit artikel praten wij u bij over deze ontwikkeling. Deze veranderingen hebben mogelijk invloed op hoe u de organisatie van uw bedrijf inricht. Hieronder leest u wat er gaat komen, wat uw verplichtingen straks zullen zijn, en wat u nu alvast kunt doen om goed voorbereid te zijn.

De EU-Richtlijn Loontransparantie is aangenomen op 10 mei 2023 en trad in werking op 6 juni 2023. Nederland moet deze Europese richtlijn uiterlijk 1 januari 2027 hebben omgezet in nationale wetgeving. Aanvankelijk had Nederland tot 7 juni 2026 om de richtlijn te implementeren, maar dat blijkt niet haalbaar en de Nederlandse wetgever heeft aangegeven dat er meer tijd nodig is om de regels zorgvuldig te verwerken.

1. Wat verandert er concreet voor werkgevers?

Er komen diverse verplichtingen voor werkgevers en nieuwe rechten voor werknemers. Hieronder leest u kernpunten zoals die nu in het conceptwetsvoorstel beschreven staan. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat onderstaande punten ook gelden voor werkgevers onder de 100 werknemers. Enkel de rapportageverplichting ziet op grotere werkgevers (100+ werknemers).

Beloningsstructuren & criteria
Werkgevers moeten een transparante beloningsstructuur hebben, waarin objectieve en genderneutrale criteria duidelijk zijn. Functies of categorieën moeten ingedeeld zijn op basis van wat wordt beschouwd als “werk van gelijke waarde”. In de Richtlijn is opgenomen dat lidstaten de nodige maatregelen moeten nemen om instrumenten of methoden beschikbaar te stellen die kunnen helpen om de waarde van de arbeid te beoordelen. Op dit moment is nog onduidelijk welke instrumenten of methoden Nederland daarvoor beschikbaar zal stellen. Mocht dat later duidelijk worden, dan zullen wij u daarover informeren.

Vacatures & sollicitatieproces
In vacatureteksten (of voorafgaand aan het eerste gesprek) moet het startsalaris of salarisrange vermeld worden. Het wordt verboden om sollicitanten te vragen wat hun vorige salaris was.

Recht op informatie voor werkgevers
Werknemers krijgen recht op inzage in het gemiddelde loon van collega’s in gelijk/gelijkwaardige functies, uitgesplitst naar geslacht. Ook moeten de criteria voor belonings- en loopbaanontwikkeling transparant zijn.

Rapportageverplichtingen
Afhankelijk van de grootte van de onderneming gelden verschillende rapportageverplichtingen:

• Werkgevers met 100-149 werknemers moeten eens per drie jaar rapporteren. Het eerste rapport moet gereed zijn op 7 juni 2031.
• Werkgevers met 150-249 werknemers moeten ook eens per drie jaar rapporteren. Het eerste rapport moet gereed zijn in 2028. Er moet dan gerapporteerd worden over 2027. De exacte datum is nog niet bekend.
• Werkgevers met 250 of meer werknemers moeten jaarlijks rapporteren. Het eerste rapport moet gereed zijn in 2028. Er moet dan gerapporteerd worden over 2027. De exacte datum is nog niet bekend.

Indien de exacte data bekend zijn zullen we u daarover informeren.

Correctie & evaluatie bij loonkloof
Indien uit het rapport blijkt dat er een loonkloof van meer dan 5% bestaat, die niet objectief te rechtvaardigen is en niet binnen 6 maanden kan worden verklaard of opgelost, moet de werkgever samen met de ondernemingsraad een beloningsevaluatie uitvoeren.

Bewijslast & rechtsbescherming
De bewijslast verschuift – bij klachten over ongelijke beloning moet werkgever aantonen dat er geen discriminatie is. Werknemers krijgen sterkere rechtsbescherming. Het moet voor werknemers makkelijker worden om loondiscriminatie aan te vechten.

Toezicht & sancties
De Nederlandse Arbeidsinspectie zal bevoegd zijn om toe te zien op naleving. Er worden bestuurlijke boetes en/of last onder dwangsom mogelijk voor overtredingen.

2. Risico’s & aandachtspunten

Werkgevers die niet tijdig voldoen aan de Richtlijn riskeren:

• Boetes of andere sancties via de Nederlandse Arbeidsinspectie.
• Juridische claims van werknemers. Het omkeren van de bewijslast kan de risico’s vergroten als het beloningsbeleid of de salarissystemen niet transparant of consistent zijn.

Daarnaast moet u rekening houden met meer administratieve lasten: data verzamelen, functies vergelijken, rapportages opstellen, overleg met ondernemingsraad etc. Met de komst van de Richtlijn loontransparantie en de wijziging van de Wet op de ondernemingsraden zal de ondernemingsraad instemmingsrecht krijgen ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• De indeling van werknemers in categorieën van gelijkwaardig werk.
• De objectieve en genderneutrale criteria die de loonstructuren bepalen.
• De wijze waarop de werkgever de ongerechtvaardigde loonverschillen gaat herstellen.
• De beloningsevaluatie die moet worden uitgevoerd indien de loonkloof groter is dan 5%, dat niet te rechtvaardigen is en niet binnen zes maanden kan worden hersteld.

De ondernemingsraad krijgt dus een belangrijke rol bij de uitvoering van de Richtlijn loontransparantie. Om vertraging of discussie te voorkomen is het belangrijk hen tijdig te betrekken bij de uitvoering van de verplichtingen. Je kunt als werkgever bijvoorbeeld een werksessie met de ondernemingsraad organiseren om de eerste concepten van de indeling van functies en de criteria voor loonstructuren te bespreken.

Voor werkgevers die onrechtmatig geen ondernemingsraad hebben geldt het volgende: het onrechtmatig ontbreken van een ondernemingsraad is geen geldige reden om de medezeggenschapverplichtingen niet na te komen. Voor werkgevers met minder dan 50 werknemers, die geen ondernemingsraad hoeven in te stellen, geldt dat de medezeggenschapsverplichtingen op een andere manier kan worden ingevuld. Denk aan een personeelsvertegenwoordiging, of als die ontbreekt het personeel zelf betrekken bij de uitvoering van de verplichtingen.

3. Wat kunt u nú al doen om voorbereid te zijn?

Hoewel 1 januari 2027 nog ver weg lijkt, is het verstandig om alvast aan de slag te gaan om niet in tijdsdruk te raken en goed voorbereid te zijn voor een eventuele rapportageverplichting. Hier zijn enkele concrete stappen:

• Inventarisatie van uw loonbeleid
  • Analyseer uw huidige loondata: verschillen tussen medewerkers in gelijke of gelijkwaardige functies, uitgesplitst naar geslacht.
  • Kijk naar uw functiewaardering en beloningsstructuur: zijn de criteria helder, objectief en genderneutraal?
• Vacature- en sollicitatieprocessen aanpassen
  • Zorg dat de vacatures duidelijk het startsalaris of salarisrange vermelden.
  • Vermijd het vragen naar het salarisverleden van sollicitanten.
• Transparantie in communicatie & beleid
  • Neem transparante beloningscriteria op in het beloningsbeleid en zorg dat medewerkers weten waarop beslissingen worden gebaseerd (promoties, toeslagen, verhogingen).
  • Beschrijf functiegroepen duidelijk; definieer welke functies gelijkwaardig zijn.
• Rapportageprocessen opzetten
  • Zorg dat u de benodigde data makkelijk kunt verzamelen (loon, geslacht, functie, etc.).
  • Bepaal wie verantwoordelijk is voor de rapportage en wat de interne planning is om deze beschikbaar te hebben vóórdat de wettelijke verplichtingen ingaan.

Conclusie
De Richtlijn loontransparantie brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee in hoe werkgevers omgaan met beloning, transparantie, rapportage en communicatie. Voor bedrijven die nu al beginnen met voorbereiden, biedt dit de mogelijkheid om processen te versimpelen en risico’s te beperken.

Vragen?
Heeft u vragen over de gevolgen van de Richtlijn loontransparantie voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met u mee. Neem direct contact op via de mail of bel: 31(0)73 7600100. Wij staan u graag te woord.