De ziekmelding en uw rol als werkgever

Iedere werkgever krijgt ermee te maken: een werknemer die zich ziek meldt. Maar wat is nu de beste aanpak? Dit artikel geeft u praktische tips om ziekmeldingen effectief en juridisch correct af te handelen. Lees de essentiële stappen voor een soepel proces dat zowel de rechten van uw werknemers respecteert als de belangen van uw bedrijf beschermt.

Zo moet uw werknemer zich ziekmelden

Zodra een werknemer ziek is en niet kan werken, moet hij of zij zich zo snel mogelijk afmelden. De procedure voor de ziekmelding, zoals de wijze, het tijdstip en de persoon bij wie de melding moet gebeuren, wordt door u als werkgever vastgesteld.

Zorg ervoor dat de procedures helder aan alle werknemers worden gecommuniceerd, idealiter via een duidelijk verzuimprotocol. Zo weet iedere werknemer wat er bij ziekte van hem of haar verwacht wordt en kunt u als werkgever optreden als uw werknemer de voorgeschreven procedure niet volgt.

Tip: Communiceer regelmatig over het verzuimprotocol, bijvoorbeeld tijdens personeelsvergaderingen of via interne nieuwsbrieven, om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is.

Als de procedures voor ziekmelding niet worden gevolgd

Als een werknemer de schriftelijk vastgestelde procedures voor ziekmelding niet volgt, zoals het persoonlijk melden of het verstrekken van noodzakelijke informatie, kunt u overgaan tot loonopschorting. Deze maatregel blijft van kracht totdat de werknemer alsnog aan de procedure voldoet.

Schriftelijke mededeling van de loonopschorting

Het is belangrijk dat u de werknemer direct schriftelijk informeert over de loonopschorting. Dit kunt u doen via een aangetekende brief, eventueel aangevuld met een e-mail. In deze communicatie moet u duidelijk uitleggen waarom de loonopschorting plaatsvindt en aangeven welke concrete stappen de werknemer moet ondernemen om het loon weer hervat te krijgen.

Let er wel op dat de voorschriften die u stelt redelijk zijn. Het moet voor de werknemer haalbaar zijn om aan deze eisen te voldoen, anders kan de opschorting onrechtmatig worden.

Loonopschorting is geen afwijzing van ziekmelding

Het is belangrijk om te benadrukken dat een loonopschorting niet betekent dat de ziekmelding zelf wordt afgewezen. Het is een tijdelijke maatregel die bedoeld is om ervoor te zorgen dat de afgesproken procedures worden nageleefd.

Communicatie en privacy bij ziekmeldingen

Als een werknemer zich ziek meldt, is het belangrijk om de privacy van de werknemer te respecteren. Dit betekent dat u niet mag vragen naar specifieke medische informatie of de oorzaak van de ziekte.

U mag echter wel enkele niet-medische vragen stellen om het verzuim te coördineren:

• Contactinformatie: Vraag hoe u de werknemer kunt bereiken tijdens de ziekteperiode.
• Verwachte duur van afwezigheid: Informeer hoe lang de werknemer denkt afwezig te zijn.
• Lopende afspraken en werkzaamheden: Bespreek welke taken en afspraken overgedragen moeten worden.
• Arbeidsongeval: U mag vragen of de ziekte het resultaat is van een ongeval op het werk. Detailvragen over de aard van het verzuim zijn echter niet toegestaan.
• Verkeersongeval met regresmogelijkheid: Informeer of de ziekte veroorzaakt is door een verkeersongeval waarbij regres mogelijk is.
• Recht op ziektewetuitkering: Controleer of de werknemer aanspraak maakt op specifieke regelingen zoals de ‘no-riskpolis’ of compensatie voor oudere werknemers, wat invloed kan hebben op een Ziektewetuitkering.

Vrijwillig gedeelde gezondheidsinformatie

Het komt regelmatig voor dat werknemers uit eigen beweging meer informatie geven over hun gezondheidstoestand dan noodzakelijk is voor de ziekmelding en het werkverzuim. Houd er rekening mee dat u deze ‘extra’ gezondheidsinformatie niet mag vastleggen of met anderen mag delen.

Mag u een ziekmelding weigeren?

Als werkgever heeft u niet de bevoegdheid om zelf te beoordelen of een werknemer daadwerkelijk arbeidsongeschikt is. Deze taak is exclusief voorbehouden aan de bedrijfsarts. In de volgende 2 situaties mag u een ziekmelding echter wel weigeren:

1. Valse ziekmelding: Als er duidelijke bewijzen zijn dat de werknemer niet ziek is, maar om een andere reden niet kan of wil werken, mag u de ziekmelding afwijzen. Twijfelt u? Accepteer de ziekmelding dan ‘onder voorbehoud’, totdat de bedrijfsarts hierover heeft geadviseerd.
2. Ziekte van een familielid: Als niet de werknemer zelf, maar een familielid ziek is, heeft de werknemer geen recht op ziekteverlof. In zo’n geval kan de werknemer wel aanspraak maken op andere vormen van verlof, zoals een kortdurend zorgverlof of calamiteitenverlof.

Controle op ziekteverzuim

Als werkgever mag u niet zelf controleren of een werknemer daadwerkelijk ziek is. U kunt echter wel de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen om deze beoordeling te doen. Zij hebben de volgende mogelijkheden:

• Beoordelen van arbeidsongeschiktheid: De bedrijfsarts kan vaststellen of uw  werknemer daadwerkelijk arbeidsongeschikt is.
• Informatie opvragen over de ziekte: Hoewel de bedrijfsarts of arbodienst geen medische informatie met u mag delen, kunnen zij u wel adviseren over de werkbeperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Dit advies kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het type werk dat uw werknemer nog wel kan verrichten of op de noodzakelijke aanpassingen of interventies die u kunt doorvoeren.
• Controles uitvoeren: De bedrijfsarts of arbodienst mag controleren of de werknemer thuis is op de afgesproken tijden. Hierbij moeten de privacyregels worden nageleefd. Dit betekent dat u niet van de werknemer kunt verwachten dat hij of zij de hele dag thuis blijft. Ook mogen deze controles niet dagelijks plaatsvinden, tenzij dit noodzakelijk is. Het is belangrijk dat u als werkgever voorkomt dat de schijn van willekeur wordt gewekt. Dat doet u door in het verzuimprotocol duidelijk vast te leggen wanneer en hoe controles worden uitgevoerd.
• Spreekuurbezoek verwachten: De werknemer wordt geacht het spreekuur van de bedrijfsarts of arbodienst bij te wonen zoals beschreven in het Als de werknemer niet verschijnt, mag u onder bepaalde voorwaarden de loonbetaling opschorten.

Ziekteverzuim: naleving van alle regels

Als een werknemer zich ziek meldt, moet u enkele belangrijke regels volgen. In ons artikel over de regels bij ziekteverzuim leggen we precies uit welke regels van toepassing zijn en hoe u deze kunt naleven.

Ondersteuning bij ziekteverzuim

Heeft u te maken met uitdagingen rond een zieke werknemer of wilt u  problemen in het ziekteverzuimtraject voorkomen? Emmie van de Venn heeft ruime ervaring en expertise in het begeleiden van ziektetrajecten. Zij helpt u bij zowel het voorkomen als het oplossen van complicaties die kunnen ontstaan tijdens de afwezigheid van een werknemer. Neem gerust contact op voor professioneel advies en begeleiding.