QA Arbeidsongeschiktheid_website

Een effectief verzuimprotocol: zo stelt u dat op

Arbeids- en ambtenarenrecht

Een effectief verzuimprotocol: zo stelt u dat op

Ziekteverzuim kan een grote impact hebben op uw organisatie. Bent u op zoek naar een effectieve manier om dit aan te pakken? Een helder en goed opgesteld verzuimprotocol is cruciaal voor het verminderen van ziekteverzuim en het bevorderen van een gezonde werkomgeving. In dit artikel leest u precies wat een verzuimprotocol inhoudt, waarom het zo belangrijk is voor uw organisatie, en welke kernonderdelen essentieel zijn voor een succesvol en effectief beleid.

Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol, ook wel verzuimreglement genoemd, is een belangrijk document dat deel uitmaakt van het ziekteverzuimbeleid binnen een organisatie. Het legt de procedures en regels gedetailleerd vast rondom ziekteverzuim en beschrijft stap voor stap wat er verwacht wordt van zowel werknemers als werkgevers vanaf het moment dat een werknemer ziek wordt. Het protocol dient als een heldere leidraad voor het omgaan met ziekteverzuim en zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van hun rechten en plichten.

3 redenen waarom u een verzuimprotocol moet opstellen

Het opstellen en uitvoeren van een goed verzuimprotocol is om verschillende redenen van groot belang. Wij noemen de 3 belangrijkste:

1. Wettelijke verplichting

Als werkgever heeft u de wettelijke verplichting om een effectief ziekteverzuimbeleid te ontwikkelen en te implementeren. Dit beleid vormt het kader voor hoe uw organisatie omgaat met ziekte. Het verzuimprotocol, met specifieke richtlijnen en procedures, is een cruciaal onderdeel hiervan.

2. Voorkomen van onnodige misverstanden

Door de regels duidelijk te omschrijven zorgt u voor een heldere aanpak, waarbij iedereen op de hoogte is van de regels bij ziekte. Consistente toepassing van het beleid én effectieve communicatie is hierbij essentieel. Op die manier weten werknemers precies wat er van hen verwacht wordt en kan ziekteverzuim efficiënt worden afgehandeld.

3. Verminderen van ziekteverzuim

Met een doeltreffend verzuimprotocol kunnen organisaties actief bijdragen aan het verminderen van ziekteverzuim. Dit wordt onder meer bereikt door 1) het opnemen van wachtdagen of een beloningssysteem om kortdurend ziekteverzuim (bijvoorbeeld na festivals of weekenden) terug te dringen 2) maar ook het strak opvolgen van ziekte, nabellen en de werknemer actief tot re-integratie stimuleren, dragen daar aan bij.

Wat moet er in het verzuimprotocol staan?

In het verzuimprotocol moeten in ieder geval de volgende onderdelen staan:

1. Ziekmeldingsprocedure

Geef precies aan op welke wijze, aan wie en wanneer werknemers zich ziek moeten melden. Beschrijf ook de stappen die genomen moeten worden als de aangewezen contactpersoon niet bereikbaar is. Geef daarnaast  aan welke informatie  de werknemer bij de ziekmelding moet verstrekken, zoals het huidige verblijfadres.

Belangrijk! Vanwege privacywetgeving mag u niet alles vragen. Zorg ervoor dat uw verzuimprotocol duidelijk aangeeft welke vragen wel en niet gesteld mogen worden aan een zieke werknemer. Benieuwd wat de regels zijn bij een ziekmelding? Raadpleeg ons artikel over de ziekmelding van de werkgever.

2. Verplichte acties na ziekmelding

In het verzuimprotocol moet duidelijk beschreven worden welke acties de werknemer moet ondernemen na een ziekmelding. Denk hierbij aan de verplichting om zich te laten controleren door de bedrijfsarts. In ons artikel over de regels bij ziekteverzuim leest u met welke regels u allemaal nog meer rekening moet houden.

Vergeet ook niet in het verzuimprotocol op te nemen hoe en wanneer een werknemer zich beter moet melden. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een heldere communicatie over het herstelproces.

3. Bereikbaarheid en aanwezigheid thuis

Definieer wat er van de werknemer verwacht wordt qua bereikbaarheid tijdens ziekte. Beschrijf daarbij ook onder welke voorwaarden huisbezoeken door de Arbodienst plaatsvinden en wanneer het huis mag worden verlaten. Neem ook wijzigingen in het verpleegadres of bereikbaarheid op in het verzuimprotocol.

4. Contactfrequentie bij langdurige ziekte

Bij langdurige ziekte moet u ten minste 1 keer in de 6 weken contact hebben met uw werknemer. Beschrijf hoe dit contact verloopt en aan welke bereikbaarheidseisen moet worden voldaan.

5. Omgang met de bedrijfsarts

Vooral bij langdurig ziekteverzuim is er een belangrijke rol weggelegd voor de bedrijfsarts, aangezien de werknemer zich door de bedrijfsarts moet laten controleren. Wat deze rol precies inhoudt, wordt vastgelegd in het basiscontract met de arbodienst of bedrijfsarts. In het verzuimprotocol worden hierover doorgaans geen aanvullende zaken opgenomen. Wel is het verstandig om in het verzuimreglement te beschrijven wat er gebeurt als de werknemer niet in staat is om naar het spreekuur te gaan en hoe lang van tevoren de afspraak moet worden afgezegd of gewijzigd.

Let op: kosten voor het niet tijdig afzeggen van afspraken worden vaak in rekening gebracht, maar dit mag strikt genomen niet.

Benieuwd wat de bedrijfsarts nu allemaal doet? Raadpleeg ons artikel over het inschakelen van de bedrijfsarts.

6. Deskundigenoordeel of second opinion

Informeer werknemers over de mogelijkheid een deskundigenoordeel bij het UWV aan te vragen als er meningsverschillen zijn met de bedrijfsarts. Daarnaast kan een second opinion bij een andere bedrijfsarts worden aangevraagd.

7. Vakantie tijdens ziekte

Bij ziekte tijdens vakantie zijn duidelijke afspraken essentieel. Uit een recente rechterlijke uitspraak blijkt dat werknemers akkoord moeten gaan met het afschrijven van vakantiedagen. Dit kunt u ondervangen in het verzuimreglement. Vermeld bovendien ook dat werknemers zich ziek moeten melden als ze tijdens hun vakantie ziek worden en, indien nodig, een verklaring van een buitenlandse arts moeten regelen. .

8. Re-integratie bij langdurig verzuim

Beschrijf wat er van uw werknemer en van u verwacht wordt tijdens het re-integratieproces. In ons artikel over het re-integratietraject leggen we in 7 heldere stappen uit hoe het re-integratietraject moet worden doorlopen.

9. Sancties bij niet-naleving

Maak duidelijk wat sancties kunnen zijn als een werknemer de regels van het verzuimprotocol overtreedt. Bij sancties kunt u bijvoorbeeld denken aan het opschorten of stopzetten van de loonbetaling. Houd er wel rekening mee dat het opschorten van het loon alleen van toepassing is op schriftelijk vastgestelde regels.

Zorg dat uw verzuimprotocol actueel blijft!

Een verzuimprotocol is een levend document dat regelmatig moet worden geëvalueerd en bijgewerkt om relevant en effectief te blijven. Trainingen en workshops kunnen helpen om alle betrokkenen op de hoogte te houden van de procedures en hun rol binnen het proces.

Voorbeeld verzuimprotocol

Een verzuimprotocol legt duidelijk vast wie verantwoordelijk is voor welke taken bij ziekteverzuim. Door dit protocol aan je werknemers te verstrekken, zorg je ervoor dat iedereen de regels en procedures begrijpt, wat misverstanden voorkomt.

Benieuwd hoe verzuimprotocol eruitziet? Vraag hieronder het verzuimprotocol aan.

Ondersteuning bij ziekteverzuim

Heeft u vragen over het opstellen van een verzuimprotocol of zoekt u advies bij verzuim en re-integratie? Ons team van experts staat klaar met specialistische kennis en ervaring. Wij bieden begeleiding op maat om ervoor te zorgen dat uw verzuimbeleid niet alleen voldoet aan alle wettelijke eisen, maar ook bijdraagt aan een gezondere en productieve werkomgeving. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Aanvraag verzuimprotocol

"*" geeft vereiste velden aan

Geschreven door

Emmie van de Venn-Koppens

advocaat
arbeidsrecht

Emmie-van-de-Venn-Koppens