Regels bij ziekteverzuim voor werkgevers uitgelegd

Als werkgever krijgt u ongetwijfeld te maken met ziekteverzuim binnen uw organisatie. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels en procedures die hierbij komen kijken. In dit artikel leggen we uit  wat ziekteverzuim precies inhoudt en geven we praktische adviezen om hier effectief mee om te gaan op de werkvloer. Zo kunt u niet alleen voldoen aan uw wettelijke verplichtingen, maar zorgt u ook voor een gezonde en productieve werkomgeving.

Wat is ziekteverzuim?

Ziekteverzuim ontstaat als een werknemer door arbeidsongeschiktheid niet kan werken. Dit kan komen  door ziekte of een medische aandoening, waardoor de werknemer tijdelijk niet in staat is om zijn of haar werkzaamheden uit te voeren. Er zijn verschillende soorten ziekteverzuim:

• Kortdurend ziekteverzuim: Dit betreft een korte afwezigheidsperiode,vaak door acute aandoeningen, zoals griep of een infectie.
• Frequent kortdurend ziekteverzuim: Hierbij is sprake van regelmatige, korte perioden van afwezigheid. De oorzaken variëren, zoals chronische aandoeningen, problemen in de privésfeer of werkgerelateerde stress.
• Langdurig ziekteverzuim: Dit vindt plaats als een werknemer voor een langere tijd (vaak langer dan 4 weken) afwezig is vanwege aanhoudende gezondheidsproblemen. Dit komt vaak voor bij ernstige fysieke aandoeningen, psychische problemen of herstel na een operatie.

In alle gevallen is het belangrijk dat zowel de werknemer als de werkgever de procedures volgen die zijn vastgelegd in een verzuimprotocol. Houd er daarbij rekening mee dat u als werkgever niet mag beoordelen of de betreffende werknemer écht ziek is. Dat oordeel is namelijk exclusief voorbehouden aan de bedrijfsarts.

Het verzuimprotocol: uw routebeschrijving

Elke organisatie moet een duidelijk verzuimprotocol hebben. Dit document beschrijft stap voor stap wat er moet gebeuren vanaf het moment dat een werknemer ziek wordt tot aan het moment van terugkeer op de werkvloer. Dit zijn de kernpunten:

• Meldingsprocedure: Hoe gaat u als werkgever om met de ziekmelding?
• Contact onderhouden: Goede communicatie is cruciaal. Hoe vaak en op welke wijze houdt u contact met de zieke werknemer?
• Inzet bedrijfsarts: Vooral bij langdurige ziekte speelt de bedrijfsarts een sleutelrol. Wanneer en hoe wordt de bedrijfsarts ingeschakeld?
• Re-integratie: Terugkeer naar het werk is het einddoel. Welke stappen zijn nodig om dit proces soepel te laten verlopen? In ons artikel over het re-integratietraject leggen we u helder uit wat deze stappen zijn.

Wilt u meer weten over de specifieke inhoud van een verzuimprotocol? In ons artikel hierover leggen we duidelijk uit hoe u een effectief verzuimprotocol opstelt.

Kernverplichtingen bij ziekteverzuim

Zowel werkgevers als werknemers hebben rechten en plichten bij ziekteverzuim. Als werkgever moet u hiervan goed op de hoogte zijn om ziekteverzuim efficiënt aan te pakken. De 2 belangrijkste verplichtingen zijn:

1. Loondoorbetaling

• Bij arbeidsongeschiktheid moet u minstens 70% van het loon doorbetalen, of meer als dat in het arbeidscontract of de geldende cao staat. Lees in ons artikel meer over loon doorbetalen bij ziekte.
• Situatieve arbeidsongeschiktheid: Als er sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid (uw werknemer is dan niet ziek, maar door bepaalde omstandigheden niet in staat om te werken), is loondoorbetaling niet strikt noodzakelijk. Toch adviseren bedrijfsartsen dan vaak om het loon door te betalen tijdens een interventieperiode.

2. Re-integratie

• U moet met uw werknemer samenwerken aan de terugkeer naar de werkvloer. Dit kan aanpassingen in het werk of werktijden vereisen. Meer hierover leest u in ons artikel over het re-integratietraject.

Belangrijke aandachtspunten bij ziekteverzuim

Respecteer de privacy bij een ziekmelding

Het is cruciaal om  de privacy van uw werknemer te waarborgen bij een ziekmelding. Hoewel werknemers zich volgens de richtlijnen ziek moeten melden, dient u zorgvuldig om te gaan met de gevraagde informatie. Vermijd het vragen naar specifieke medische details. U mag wel informeren naar de verwachte duur van de afwezigheid. Meer over de do’s en don’ts leest u in ons artikel: De ziekmelding: zo gaat u daar als werkgever mee om.

Onderzoek of u een melding bij het UWV moet doen

Onderzoek of u de ziekmelding moet doorgeven aan het UWV. Dit is vaak pas verplicht bij 42 weken ziekte, maar soms moet dit eerder, bijvoorbeeld bij een Ziektewetuitkering of bij einde van een tijdelijk dienstverband tijdens ziekte.

Ontsla uw werknemer niet!

Gedurende de eerste 2 jaar van ziekte is het in principe niet toegestaan om een arbeidsovereenkomst met een zieke werknemer te beëindigen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals wanneer  de werknemer zijn re-integratieverplichtingen niet nakomt. In ons artikel over ontslag van een zieke werknemer gaan we uitgebreid in op deze uitzonderingen.

Voorkomen is beter dan genezen

Het actief inzetten op preventieve maatregelen kan ziekteverzuim aanzienlijk terugdringen:

1. Zorg voor een goede werksfeer: Een gezonde en positieve werkomgeving kan ziekteverzuim verminderen. Werknemers die tevreden zijn met hun werk en hun werkplek melden zich minder vaak ziek.
2. Persoonlijke ziekmelding: Zet in het verzuimprotocol dat werknemers zich direct bij hun leidinggevende ziek moeten melden. Persoonlijk contact maakt onnodig verzuim minder aantrekkelijk.
3. Wachtdagen en beloningen: Overweeg het invoeren van wachtdagen of beloon juist werknemers die zich niet ziek melden met financiële vergoedingen of extra vakantiedagen.
4. Gesprekken bij frequent verzuim: Frequente korte ziekmeldingen kunnen wijzen op onderliggende problemen. Een open gesprek kan inzicht geven in mogelijke oplossingen voor zowel werk- als privégerelateerde uitdagingen.
5. Controles: Bij twijfel over de legitimiteit van een ziekmelding, kan de arbodienst of bedrijfsarts  worden ingeschakeld om, binnen de wettelijke kaders, een controle uit te voeren.

Ondersteuning bij ziekteverzuim

Heeft u te maken met ziekteverzuim binnen uw organisatie? Of wilt u proactief problemen voorkomen die daaruit kunnen ontstaan? Emmie van de Venn heeft ruime ervaring met ziekteverzuimtrajecten en biedt deskundige ondersteuning, zowel bij het voorkomen van verzuim als bij het effectief oplossen ervan.

Voorkom dat ziekteverzuim een belemmering vormt voor de groei en het welzijn van uw organisatie. Neem vandaag nog contact op voor professionele begeleiding en zet de stap naar een gezonde en productieve werkomgeving.