Het re-integratietraject in 9 heldere stappen

Re-integratie is niet alleen essentieel voor het herstel van uw werknemer, maar ook een wettelijke verplichting. Volgens de Wet verbetering Poortwachter moeten zowel werkgever als werknemer proactief bijdragen aan het re-integratietraject. In dit artikel leggen we in 9 duidelijke stappen uit hoe u dit traject effectief aanpakt.

Wat is re-integratie?

Re-integratie is het proces waarbij werknemers die door arbeidsongeschiktheid voor een langere tijd niet hebben gewerkt, worden ondersteund in hun terugkeer naar de werkvloer. Het doel is om de medewerker op een passende en gezonde manier weer aan het werk te krijgen, rekening houdend met de huidige capaciteiten en beperkingen van de werknemer.

Twee manieren van re-integratie

Eerste spoor re-integratie

Dit traject focust op de terugkeer van de werknemer binnen de eigen organisatie. De werknemer kan proberen terug te keren in zijn eigen functie, maar als dat niet mogelijk is, kan een aangepaste of andere functie binnen hetzelfde bedrijf worden overwogen.

Tweede spoor re-integratie

Als terugkeer bij de eigen werkgever niet mogelijk is, moet er worden gezocht naar passend werk bij een andere werkgever. Dit gebeurt vaak met ondersteuning van een re-integratiebureau dat gespecialiseerd is in het begeleiden van werknemers naar een nieuwe baan buiten de huidige organisatie.

Het re-integratietraject in 9 stappen

Het is belangrijk om alle stappen van het re-integratietraject zorgvuldig te volgen en daarbij proactief te handelen. Doet u dat niet, dan  kan de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 1 jaar worden verlengd. Dit wordt ook wel een loonsanctie genoemd. Gedurende deze periode  is het verboden om uw zieke werknemer te ontslaan, tenzij er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden. Dit zijn de 9 stappen voor een succesvol re-integratietraject op een rij:

Stap 1. De aanvang van het re-integratietraject

Het re-integratieproces start zodra uw medewerker zich ziek meldt. Binnen de eerste zes weken na de ziekmelding moeten de volgende acties worden uitgevoerd:

• Meld de ziekmelding volgens de afspraken bij de arbodienst of bedrijfsarts. Doorgaans moet dit binnen 1 week. In ons artikel leest u wat er rondom de ziekmelding van u als werkgever wordt verwacht.
• De werknemer bezoekt één of meerdere keren de bedrijfsarts of arbodienst. Bij een korte ziekte, zoals een griepje van een paar dagen, is dit meestal niet nodig. Bedrijven lossen dit vaak op met telefonisch contact tussen een casemanager en de werknemer. Pas bij langdurige ziekte wordt de werknemer door de bedrijfsarts gezien. In sommige gevallen is het echter beter om meteen de bedrijfsarts in te schakelen
• Er wordt een evaluatie gemaakt van zowel de beperkingen als de mogelijkheden van de werknemer. Soms kan de werknemer zijn eigen werk niet doen, maar zijn er wel andere benutbare mogelijkheden. Dan kan de werknemer bijvoorbeeld administratieve klusjes doen. Hiermee blijft de werknemer betrokken bij het arbeidsproces.
• Er wordt geïnventariseerd welke van de oorspronkelijke taken de werknemer nog kan uitvoeren.

Stap 2. Het opstellen van een re-integratiedossier

In een re-integratiedossier legt u alle re-integratie-inspanningen vast. Dit dossier bevat:

• Afspraken met de werknemer.
• Omschrijvingen van re-integratieactiviteiten die zijn ondernomen.
• Gespreksverslagen, rapporten van de bedrijfsarts en relevante communicatie.
• Overzicht van ziekteverzuim en de gewerkte uren.
• Het plan van aanpak dat u samen met de werknemer opstelt (zie stap 4).

Begin het liefst direct na de ziekmelding met het opstellen van dit dossier, maar zorg ervoor dat het uiterlijk 6 weken na de start is opgezet. Dit dossier dient als fundament voor het re-integratieverslag dat u, zo nodig, bij langdurige ziekte aan het UWV moet voorleggen. Het UWV bepaalt op basis hiervan of er voldoende aan de re-integratie van uw werknemer is gedaan.

Stap 3. Probleemanalyse door bedrijfsarts

Zorg ervoor dat u uiterlijk in de zesde week van het ziekteverzuim een probleemanalyse laat uitvoeren door de bedrijfsarts. Deze analyse moet inzicht geven in de werkgerelateerde mogelijkheden van de werknemer en de vereiste stappen voor zijn of haar herstel. Het is cruciaal om dit advies nauwkeurig te evalueren.

Als u het advies van de bedrijfsarts opvolgt en dit later incorrect blijkt te zijn, kunt u geconfronteerd worden met een loonsanctie van het UWV. Dit betekent dat u mogelijk langer dan de wettelijk verplichte 104 weken gebonden bent aan de loondoorbetalingsverplichting aan de werknemer. Bij twijfel over de juistheid van het advies is het daarom raadzaam altijd een deskundigenoordeel aan te vragen. Dit kan u helpen om de juiste vervolgstappen te bepalen en te voldoen aan de re-integratieverplichtingen

Stap 4. Plan van aanpak ontwikkelen

Na ontvangst van de probleemanalyse van de bedrijfsarts, moet uiterlijk in de achtste week een plan van aanpak zijn opgesteld. Dit plan geeft richting aan het re-integratietraject en stelt u samen op met uw werknemer, de arbodienst en eventueel een gespecialiseerd re-integratiebureau.

Een goede strategie begint bij het vaststellen van een duidelijk re-integratiedoel:

• Terugkeer naar de eigen functie: Het streven is dat de werknemer terugkeert naar zijn eigen functie, eventueel met aanpassingen op de werkplek.
• Alternatieve functie binnen de organisatie: Als terugkeer naar de eigen functie niet mogelijk is, onderzoek dan de mogelijkheid voor de werknemer om een andere, geschikte functie binnen de organisatie te vervullen.
• Externe re-integratie: Als intern geen passende functie beschikbaar is, dan wordt als laatste optie gekeken naar de mogelijkheid voor de werknemer om bij een andere werkgever aan de slag te gaan in een passende functie.

Bepaal vervolgens de specifieke acties om het re-integratiedoel te realiseren. Dit kunnen maatregelen zijn zoals:

• Het aanpassen van de werkplek
• Het bieden van psychologische ondersteuning
• Het volgen van trainingen of het ondergaan van omscholing

5. Voortgangsgesprekken voeren

U moet minstens elke 6 weken een voortgangsgesprek organiseren. Meestal vinden deze gesprekken vaker plaats, vooral als de werknemer weer begint met werken. U moet deze voortgang nauwkeurig vastleggen in het re-integratiedossier. Noteer wanneer de gesprekken plaatsvonden, wat er besproken is, en welke afspraken zijn gemaakt. Dit helpt u te monitoren of de re-integratiedoelen worden bereikt.

Loopt de re-integratie vast? Zorg er dan voor dat u op tijd een deskundigenoordeel aanvraagt bij het UWV.

6. Ziekmelding bij het UWV

Als uw werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is, moet u dit bij het UWV melden. Doe dit uiterlijk op de eerste werkdag na de periode van 42 weken ziekte.

7. Eerstejaarsevaluatie

Als uw werknemer na een jaar nog niet volledig is teruggekeerd in het arbeidsproces, evalueert u tijdens de Eerstejaarsevaluatie de stand van zaken. Dit is het moment om samen met uw werknemer de voortgang en de effectiviteit van het huidige plan van aanpak te beoordelen.

Is de re-integratie in het afgelopen jaar al vaker vastgelopen? Houd dan rekening met het  volgende:

• Raadpleeg, in samenspraak met de bedrijfsarts, een arbeidsdeskundige. Deze specialist kan beoordelen of het voorgestelde werk nog steeds passend is voor uw werknemer.
• Overweeg om een tweede spoor traject op te starten. Het is belangrijk om proactief te handelen en dit traject op tijd te starten, zodat er voldoende ruimte is voor de nodige aanpassingen of misschien zelfs voor een volledige heroriëntatie van het plan van aanpak.

8. Eindevaluatie

Als uw werknemer na bijna 2 jaar arbeidsongeschiktheid niet aan het werk is, moet uiterlijk in de 91e week een eindevaluatie van het re-integratietraject worden opgesteld. Deze eindevaluatie is gebaseerd op een actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst en geeft een overzicht van de voortgang en de huidige status van de re-integratie.

Let op. U moet deze eindevaluatie ook uitvoeren als uw werknemer eerder ziek uit dienst gaat.

9. WIA-aanvraag

Vanaf het moment dat uw werknemer 88 weken ziek is, komt hij of zij in aanmerking om een WIA-uitkering aan te vragen. U wordt beiden per brief geïnformeerd over deze mogelijkheid. Tijdens het beoordelingsproces van de WIA-aanvraag toetst het UWV of er voldoende inspanningen zijn verricht voor de re-integratie. Deze beoordeling vindt plaats aan de hand van het re-integratieverslag (RIV), dat een compleet overzicht biedt van het hele proces, inclusief relevante documentatie en het bijgehouden re-integratiedossier.

Nieuwe maatregel WIA-beoordelingen van start

Let op. Sinds 1 juli 2024 wordt de mate van arbeidsongeschiktheid tijdelijk beoordeeld op basis van het daadwerkelijk verdiende inkomen. Deze maatregel, die 3 jaar zal duren, is ingevoerd om de achterstanden in WIA-beoordelingen aan te pakken en zal jaarlijks 3.000 tot 4.000 extra beoordelingen mogelijk moeten maken. De nieuwe werkwijze geldt voor WIA-claimbeoordelingen en herbeoordelingen, maar niet voor andere regelingen zoals de Ziektewet of WAO. UWV monitort het effect van deze maatregel om de efficiëntie en rechtvaardigheid te waarborgen..

Zorg voor een goede re-integratie en voorkom een loonsanctie!

Neem een actieve houding aan tijdens het hele re-integratieproces van uw werknemer. Zorg ervoor dat het re-integratieverslag aantoont dat u alle stappen zorgvuldig hebt doorlopen. Onderneem ook actie als uw werknemer zijn re-integratieverplichtingen niet nakomt. Voldoet het re-integratieverslag niet aan de vereisten of levert u het te laat in? Dan riskeert u een loonsanctie en moet u het loon een jaar langer doorbetalen.

Deskundige ondersteuning voor een soepele re-integratie

Wilt u soepele re-integratie zonder onverwachte obstakels? Heeft uw werknemer een langdurige ziekteperiode? Verloopt het re-integratieproces niet zoals gehoopt? Of wilt u het risico op een loonsanctie minimaliseren? Neem dan contact op met Emmie van de Venn. Als arbeidsrechtspecialist heeft zij veel ervaring bij het begeleiden van werkgevers bij langdurige re-integratietrajecten. Emmie en haar team staan klaar om u bij elke stap in het re-integratietraject te ondersteunen.