Leveringsvoorwaarden opstellen: zo beschermt u uw bedrijf

Als ondernemer wilt u ondernemen zonder zorgen. Goede leveringsvoorwaarden helpen daarbij: ze bieden juridische bescherming, scheppen duidelijkheid en versterken het vertrouwen van uw klanten. In dit artikel leggen we uit waarom goede leveringsvoorwaarden belangrijk zijn, hoe u ze opstelt en hoe wij u kunnen helpen om risico’s te minimaliseren.

Wat zijn leveringsvoorwaarden?

• Leveringsvoorwaarden zijn afspraken tussen u en uw klanten over de levering van producten of diensten. Ze omvatten belangrijke aspecten zoals levertijden, betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid en retourbeleid. Ze vormen een onderdeel van uw algemene voorwaarden en zijn daarmee onderdeel van de overeenkomst die u heeft met uw klant. De leveringsvoorwaarden maken duidelijk wat u en uw klant van elkaar mogen verwachten.

Waarom zijn leveringsvoorwaarden belangrijk?

Met goed opgestelde leveringsvoorwaarden  beschermt u uw bedrijf tegen risico’s en voorkomt u dat u telkens opnieuw over dezelfde basisafspraken moet onderhandelen. De belangrijkste redenen om leveringsvoorwaarden op te stellen zijn:

1. Beperking van uw aansprakelijkheid

Leveringsvoorwaarden stellen u in staat om uw aansprakelijkheid te beperken. U kunt bijvoorbeeld vastleggen dat u niet aansprakelijk bent voor schade tijdens transport of indirecte schade zoals gederfde winst. Dit vermindert de kans op onverwachte claims en biedt meer financiële zekerheid.

Let op: houd er wel rekening mee dat sommige beperkingen ten aanzien van aansprakelijkheid wettelijk niet zijn toegestaan (danwel eventueel juridisch aan te vechten zijn). Zo kunt u aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid niet uitsluiten. En bij transacties met consumenten gelden bovendien strengere regels, waar u bij het opstellen van uw leveringsvoorwaarden rekening mee moet houden.

2. Bescherming van uw zakelijke belangen

Leveringsvoorwaarden beperken niet alleen uw aansprakelijkheid, maar beschermen ook belangrijke zakelijke belangen. Zo kunt u met een eigendomsvoorbehoud vastleggen dat een product uw eigendom blijft totdat de klant volledig heeft betaald. Dit verkleint het risico op wanbetaling en stelt u in staat om goederen terug te vorderen als de betaling uitblijft.

Een dergelijk eigendomsvoorbehoud blijft ook van kracht bij een eventueel faillissement van uw klant en biedt u ook in  dat geval extra zekerheid. Goederen die onder eigendomsvoorbehoud zijn geleverd, vallen in principe buiten de faillissementsboedel. Omdat u juridisch eigenaar blijft, kunt u deze goederen terugvorderen (revindiceren). Wilt u meer weten over welke andere zekerheidsrechten u kunt inzetten om uw financiële risico’s te beperken? Lees dan verder over de verschillende juridische mogelijkheden.

3. Voordelen in elke fase van uw zakelijke relatie

Leveringsvoorwaarden bieden voordelen in elke fase van uw zakelijke relatie:

• Tijdens de onderhandelingen bieden de leveringsvoorwaarden houvast voor afspraken over bijvoorbeeld levertijden, betalingsvoorwaarden en aansprakelijkheid. Dit voorkomt tijdrovende discussies over basisafspraken.
• Tijdens de samenwerking dienen de vastgelegde afspraken als praktische leidraad bij het oplossen van problemen. Als een levering bijvoorbeeld vertraagd is, weten beide partijen precies wat de gevolgen zijn en welke stappen er ondernomen moeten worden. Dit voorkomt conflicten en zorgt voor een soepele afhandeling van eventuele problemen.

Wat staat er in de leveringsvoorwaarden?

Bij het opstellen van leveringsvoorwaarden is het belangrijk om alle relevante onderdelen op te nemen. Welke dat precies zijn, hangt af van de specifieke activiteiten en daarmee behoeften van uw bedrijf. Hieronder leggen we uit welke elementen essentieel zijn en geven we praktische tips per sector.

1. Levertijd en- plaats

Klanten willen precies weten wanneer ze een product of dienst kunnen verwachten. Dit voorkomt teleurstellingen en discussies. Leg daarom duidelijk vast wanneer en, indien relevant, waar de levering plaatsvindt.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Communiceer duidelijke levertijden, inclusief eventuele uitzonderingen tijdens drukke periodes.
• Dienstverlening: Zorg voor afspraken over wanneer werkzaamheden worden uitgevoerd en informeer uw klanten tijdig.
• Groothandel: Gebruik leveringsschema’s en leg vast hoe u omgaat met vertragingen in de levering.

2. Transport en bezorging

Bij fysieke producten is het belangrijk om vast te leggen wie verantwoordelijk is voor het transport en de bijbehorende kosten.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Vermeld expliciet de bezorgopties en eventuele (extra) kosten, zodat klanten niet voor verrassingen komen te staan bij de afrekening.
• Internationale handel: Leg afspraken vast over douaneformaliteiten en gebruik Incoterms om problemen bij grensoverschrijdende leveringen te vermijden.
• Groothandel: Stel duidelijke transportvoorwaarden op, inclusief afspraken over wie verantwoordelijk is voor transportkosten.

3. Risico-overdracht

Bij fysieke leveringen is het net zo belangrijk om vast te leggen wanneer het risico op verlies of schade overgaat van u naar de klant.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Voldoe aan de wettelijke verplichting door in uw voorwaarden vast te leggen dat het risico pas bij de klant ligt na ontvangst van het product.
• Internationale handel: Maak gebruik van Incoterms om duidelijk te definiëren waar in de logistieke keten het risico overgaat, bijvoorbeeld bij de grens of na douaneafhandeling.
• Groothandel: Leg expliciet vast of het risico op verlies of schade overgaat bij levering aan de klant of bij overdracht aan de transporteur

4. Garantie en klachtenafhandeling

Bij garanties en klachtenafhandeling is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wat klanten mogen verwachten als er iets misgaat. Dit versterkt het vertrouwen in uw bedrijf en voorkomt misverstanden. Zorg dat uw voorwaarden helder beschrijven wat wordt gedekt, hoe lang de garantie geldt en hoe klachten worden behandeld.

Let op: Levert u aan consumenten, waarmee u bovendien zogenaamde koopovereenkomsten op afstand sluit? Vergeet dan niet om ook het herroepingsrecht op te nemen in uw leveringsvoorwaarden, zodat klanten weten dat zij binnen 14 dagen hun aankoop kunnen annuleren.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Zorg voor een retour- en garantiebeleid dat voldoet aan de Wet Koop op Afstand. Leg uit hoe klanten producten kunnen retourneren, hoe lang de garantie geldt, en hoe klachten kunnen worden ingediend.
• Dienstverlening: Maak duidelijke afspraken over nazorg en garanties op resultaten. Beschrijf welke ondersteuning na oplevering wordt geboden en onder welke voorwaarden deze geldt.

5. Betalingsvoorwaarden

Duidelijke afspraken over betalingsvoorwaarden verminderen de kans op wanbetaling en beperken financiële onzekerheden. Leg vast wanneer en hoe klanten moeten betalen, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Daarnaast is te adviseren om de consequenties en dus (rechts)gevolgen van wanbetaling op te nemen in uw voorwaarden.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Zorg ervoor dat betaalmethoden duidelijk vermeld staan en dat u veilige betalingsopties aanbiedt. Overweeg voorafbetaling om risico’s te beperken en wanbetaling te voorkomen. Let op! Deze informatie moet niet alleen in uw leveringsvoorwaarden worden opgenomen, maar ook duidelijk op uw website vermeld staan.
• Dienstverlening: Maak afspraken over vooruitbetaling of betaling in termijnen. Dit biedt zekerheid en flexibiliteit voor zowel u als uw klant.
• Groothandel: Werk met duidelijke betalingstermijnen en leg vast wat de consequenties zijn van te late betalingen, zoals rente of incassokosten.

6. Aansprakelijkheid

Duidelijke aansprakelijkheidsbepalingen beschermen uw bedrijf tegen claims. Door vast te leggen waarvoor u niet verantwoordelijk bent, zoals schade door vertragingen of beroepsfouten, legt u deze risico’s bij uw klant neer. Dit verkleint uw financiële risico en biedt juridische zekerheid.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Beschrijf expliciet waarvoor u niet aansprakelijk bent, zoals schade door verkeerd gebruik van een product. Zorg dat u voldoet aan wettelijke eisen om te voorkomen dat uw voorwaarden ongeldig worden verklaard.

7. Overmacht

Onvoorziene omstandigheden, zoals natuurrampen, stakingen of andere situaties buiten uw controle, kunnen elk bedrijf treffen. Door een overmachtsclausule in uw voorwaarden op te nemen, beschermt u zichzelf tegen aansprakelijkheid voor vertragingen of niet-nakoming als gevolg van dergelijke gebeurtenissen.

Sectorspecifieke tips:

• E-commerce: Neem een clausule op voor onvoorziene vertragingen in levering, bijvoorbeeld door logistieke problemen bij transporteurs.
• Internationale handel: Gebruik een overmachtsclausule om juridische complicaties bij grensoverschrijdende leveringen te voorkomen, zoals bederf, transportschade, douanevertraging of importrestricties.
• Groothandel: Bescherm uw bedrijf tegen aansprakelijkheid bij storingen in de toeleveringsketen, zoals vertragingen bij leveranciers.

Stappenplan: leveringsvoorwaarden opstellen

Het opstellen van leveringsvoorwaarden vraagt om een zorgvuldige aanpak. Het is belangrijk om niet alleen de praktische aspecten van uw bedrijfsvoering te beschrijven, maar ook juridische risico’s uit te sluiten. Volg deze stappen om een solide basis te leggen:

1. Analyseer uw processen: Breng uw verkoop- en leveringsproces in kaart. Waar kunnen er risico’s ontstaan, zoals vertragingen, schade tijdens transport of misverstanden over betalingen?
2. Formuleer duidelijke afspraken: Schrijf heldere clausules over levertijden, risico-overdracht, betalingsvoorwaarden en aansprakelijkheid. Zorg dat deze begrijpelijk zijn voor uw klanten en specifiek genoeg om u te beschermen.
3. Controleer op juridische volledigheid: Laat uw voorwaarden aansluiten op de relevante wet- en regelgeving, zoals het consumentenrecht, de Wet Koop op Afstand of Incoterms bij internationale handel.

Zelf doen of uitbesteden?

Veel ondernemers kiezen ervoor om zelf een eerste opzet van hun leveringsvoorwaarden te maken. Dit lijkt een goed startpunt, maar in de praktijk blijkt dat het vaak lastig is om alle juridische nuances daarin goed te verwerken. Onduidelijke of onvolledige clausules kunnen leiden tot grote financiële claims of onnodige conflicten, omdat u bij onduidelijkheid van clausules het risico loopt dat de inhoud van de clausule uiteindelijk anders wordt uitgelegd dan uw bedoeling erbij was.

Heeft u twijfels over de volledigheid of juistheid van uw voorwaarden? Onze advocaten helpen u graag met een grondige controle of het volledig opstellen van leveringsvoorwaarden die aansluiten bij uw bedrijfsvoering en voldoen aan de wet- en regelgeving.

Veelgestelde vragen over leveringsvoorwaarden

Zijn leveringsvoorwaarden verplicht?

Nee, leveringsvoorwaarden zijn niet (wettelijk) verplicht. Toch is het sterk aan te raden om ze te hanteren. Ze bieden juridische bescherming voor uw onderneming en zorgen voor duidelijkheid richting uw klanten, waardoor conflicten kunnen worden voorkomen.

Wanneer zijn mijn leveringsvoorwaarden geldig?

Om uw leveringsvoorwaarden rechtsgeldig van toepassing te laten zijn, moet u aan 2  voorwaarden voldoen:

1. Maak de toepasselijkheid van de voorwaarden kenbaar:
   Informeer uw klant vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst dat uw voorwaarden van toepassing zijn.

Let op: Pas bij facturatie de voorwaarden van toepassing verklaren is te laat, omdat dit ná het sluiten van de overeenkomst gebeurt. Hoewel er uitzonderingen in de rechtspraak bestaan, is het raadzaam hier niet van af te wijken om discussie te voorkomen. 

1. Geef uw klant de mogelijkheid om de voorwaarden in te zien (informatieplicht):
   Uw klant moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kennis kunnen nemen van de voorwaarden. Hoe u hieraan voldoet, hangt af van de manier waarop de overeenkomst wordt gesloten:

• Overeenkomst via elektronische weg – U kunt voldoen aan de terhandstellingsplicht door de voorwaarden elektronisch toe te zenden, bijvoorbeeld als een direct op te slaan pdf-bestand.
• Overeenkomst niet langs elektronische weg – In dat geval mogen de voorwaarden alleen elektronisch verstrekt worden als uw klant hier vooraf mee heeft ingestemd. Is dat niet het geval, dan moeten de voorwaarden feitelijk worden overhandigd of als bijlage worden toegevoegd aan een schriftelijke offerte of overeenkomst.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn klant de leveringsvoorwaarden aanvaardt?

Naast het tijdig mededelen van de toepasselijkheid is het verstandig om ervoor te zorgen dat uw klant expliciet akkoord gaat met de voorwaarden. Dit kan door:

• Een aanvinkoptie toe te voegen bij een online bestelling;
• Het ondertekenen van een document waarin de voorwaarden zijn opgenomen;
• Mondelinge of schriftelijke bevestiging van de klant.

Let op: Aanvaarding kan ook stilzwijgend plaatsvinden als de klant niet protesteert tegen de toepasselijkheid van de voorwaarden.

Kan ik mijn leveringsvoorwaarden combineren met algemene voorwaarden?

Ja, leveringsvoorwaarden zijn vaak een onderdeel van de algemene voorwaarden. Zorg er echter voor dat ze duidelijk en herkenbaar zijn voor uw klanten, zodat deze gemakkelijk te vinden en te begrijpen zijn.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn leveringsvoorwaarden voldoen aan consumentenrecht?

Bij verkoop aan consumenten moet u rekening houden met specifieke en daarmee strengere regels, zoals ten aanzien van het herroepingsrecht. Dit betekent dat consumenten binnen 14 dagen na ontvangst hun aankoop mogen annuleren zonder opgave van redenen. Vermeld dit recht duidelijk in uw voorwaarden en geef klanten praktische instructies over hoe ze hiervan gebruik kunnen maken, bijvoorbeeld via een standaardformulier voor herroeping. Zorg daarnaast dat uw retour- en garantiebeleid in lijn is met de Wet Koop op Afstand.

Waarom is transparantie belangrijk bij leveringsvoorwaarden?

Door uw leveringsvoorwaarden duidelijk en toegankelijk te maken, versterkt u het vertrouwen van uw klanten en voorkomt u dat (bepaalde) voorwaarden niet van toepassing zijn. Dit is van belang om discussies achteraf te voorkomen, maar ook om eventueel discussiepunten achteraf snel met elkaar op te lossen. Verstop ze niet in kleine lettertjes, maar communiceer helder over belangrijke clausules zoals levertijden, garanties en retourvoorwaarden.

Hoe vaak moet ik mijn leveringsvoorwaarden aanpassen?

Het is belangrijk om uw leveringsvoorwaarden regelmatig te herzien en bij te werken. Veranderingen in wet- en regelgeving, bedrijfsprocessen of klantbehoeften kunnen ervoor zorgen dat uw huidige voorwaarden verouderd raken. Door deze up-to-date te houden, blijft uw bedrijf juridisch beschermd en relevant.

Waterdichte leveringsvoorwaarden opstellen? Wij staan voor u klaar

Sterke leveringsvoorwaarden zijn de basis voor een goed beschermd en succesvol bedrijf. Ze bieden niet alleen juridische zekerheid, maar versterken ook het vertrouwen van uw klanten en maken uw bedrijfsvoering efficiënter. Of u nu uw voorwaarden opnieuw wilt opstellen of bestaande documenten wilt laten controleren, onze experts helpen u graag verder.

Met onze hulp krijgt u leveringsvoorwaarden die:

• volledig voldoen aan de wet- en regelgeving;
• helder en begrijpelijk zijn, zonder overbodig juridisch jargon;
• aansluiten bij uw specifieke bedrijfsvoering en klanten.

Uw bedrijf beschermd, zonder juridisch gedoe

Laat de kleine letters over aan ons, zodat u zich kunt richten op ondernemen. Neem vandaag nog contact met ons op voor juridisch advies op maat en ontdek hoe wij u volledig kunnen ontzorgen.